വലിയ ഗ്രൂപ്പുകളോ കോർപ്പറേറ്റ് ഇവന്റുകളോ ഉള്ള യാത്രകൾ എങ്ങനെ ഏകോപിപ്പിക്കാം

വിമാനങ്ങൾ, ഹോട്ടൽ മാസ്റ്റർ ബില്ലുകൾ എന്നിവ പോലുള്ള ചെലവുകൾ കേന്ദ്രീകൃതമായി അടയ്ക്കേണ്ടതും വ്യക്തികൾക്ക് തിരിച്ചടയ്ക്കാവുന്നതും വ്യക്തമാക്കുകയും ആശയക്കുഴപ്പം ഒഴിവാക്കാനും ഭരണപരമായ പൊതുവായ ചെലവുകൾ കുറയ്ക്കാനും വ്യക്തമായ ഒരു ചെലവ് നയം പ്രസിദ്ധീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.

ഡിസൈൻ വഴക്കമുള്ള ഗതാഗതം

ഗതാഗത ലോജിസ്റ്റിക്സ് പലപ്പോഴും ഗ്രൂപ്പ് യാത്രയുടെ ഏറ്റവും സമ്മർദ്ദകരമായ ഘടകമാണ്. ഒരു കൂടിക്കാഴ്ച സ്ഥലത്തെക്കുറിച്ച് ഒരു വൈകിയ വിമാനമോ ആശയവിനിമയത്തിലെ തെറ്റോ മണിക്കൂറുകളോളം നഷ്ടപ്പെട്ട ഉത്പാദനക്ഷമതയും നിരാശയും ആയി മാറാം. ഒന്നിലധികം സാഹചര്യങ്ങൾക്കായി ആസൂത്രണം ചെയ്യുക, ബാക്കപ്പ് ഓപ്ഷനുകൾ തയ്യാറാക്കുക.

വിമാനയാത്രഃ ഗ്രൂപ്പ് നിരക്കും ബ്ലോക്കുകളും

10 അല്ലെങ്കിൽ അതിൽ കൂടുതൽ ആളുകളുള്ള ഗ്രൂപ്പുകൾക്കായി, എയർലൈൻ ന്റെ ഗ്രൂപ്പ് സെയിൽസ് ഡെസ്ക്സിൽ നേരിട്ട് ബന്ധപ്പെടുക. ഡെൽറ്റ, യുണൈറ്റഡ്, അമേരിക്കൻ തുടങ്ങിയ പ്രധാന കാരിയറുകൾക്ക് ഡിസ്കൌണ്ട് നിരക്കിൽ ബ്ലോക്കുകൾക്ക് സീറ്റുകൾ കൈവശം വയ്ക്കാൻ കഴിയുന്ന സമർപ്പിത ടീമുകൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു. പ്രധാന ചർച്ചാ പോയിന്റുകൾ ഇവയാണ്ഃ

• ഫ്ളാറ്റ്ഃ0 പേര് മാറ്റുന്ന വിൻഡോഃ മിക്ക എയർലൈൻസും പുറപ്പെടുന്നതിന് 30 ദിവസം മുമ്പ് സൌജന്യമായി പേര് മാറ്റാൻ അനുവദിക്കുന്നു, തുടർന്ന് ഒരു ഫീസ് ഈടാക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ അവസാന സ്റ്റാഫ് ലിക്വിഡ് ആണെങ്കിൽ ഒരു ദൈർഘ്യമേറിയ വിൻഡോ ചർച്ച ചെയ്യുക.
• ബാഗേജ് പെർമിറ്റുകൾഃ പ്രത്യേകിച്ച് പ്രമോഷണൽ മെറ്റീരിയലുകളോ സമ്മാനങ്ങളോ ഉള്ള ഇവന്റുകൾക്ക് ചെക്ക് ബാഗ് ഫീസ് ഒഴിവാക്കുന്നതിന് ഒരു ഗ്രൂപ്പ് പെർമിറ്റ് ആവശ്യപ്പെടുക.
• സീറ്റ് അസൈൻമെന്റുകൾഃ നിങ്ങളുടെ ഗ്രൂപ്പിന് സീറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കലിന് അധികമായി പണം നൽകാതെ അടുത്തുള്ള സീറ്റുകൾ തടയാൻ വിമാനക്കമ്പനിയോട് അഭ്യർത്ഥിക്കുക.
• ഫ്ളക്സിബിലിറ്റിഃ നിങ്ങളുടെ ഗ്രൂപ്പിൽ ഒന്നിലധികം വിമാനയാത്ര നഗരങ്ങളുണ്ടെങ്കിൽ, എളുപ്പത്തിൽ മാനേജ്മെന്റ് ചെയ്യുന്നതിന് പ്രത്യേക റൂട്ടറികൾ ഒരു ബുക്കിംഗായി സംയോജിപ്പിക്കുന്ന വഴി ടിക്കറ്റുകൾ ചോദിക്കുക.

നിങ്ങളുടെ ഓർഗനൈസേഷൻ വിമാന യാത്രകളിൽ വളരെയധികം ചെലവഴിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, മുൻകൂട്ടി ചർച്ച ചെയ്ത നിരക്കുകളുള്ള ഒരു കോർപ്പറേറ്റ് ട്രാവൽ മാനേജുമെന്റ് കമ്പനിയുമായി (ടിഎംസി) പങ്കാളിയാകാൻ പരിഗണിക്കുക. കാലാവസ്ഥാ തടസ്സങ്ങളോ സമരങ്ങളോ സമയത്ത് ഇത് പ്രത്യേകിച്ചും വിലപ്പെട്ടതാണ്.

ഭൂഗർഭ ഗതാഗതംഃ ബസുകൾ, ഷട്ടുകൾ, യാത്രാ യാത്രകൾ

ഗ്രൂപ്പ് വലുപ്പത്തിനും ബാഗേജ് വോളിയത്തിനും ഷെഡ്യൂളിനും അനുയോജ്യമായ ഗ്രൌണ്ട് വാഹനങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. വിമാനത്താവള ട്രാൻസ്ഫറിന് വേണ്ടി, പ്രത്യേക ബാഗേജ് ബേകളും ബോർഡ് ടോയ്ലറ്റുകളും ഉള്ള ചാർട്ടർ ബസുകൾ 30 വയസ്സിനു മുകളിലുള്ള ഗ്രൂപ്പുകൾക്ക് അനുയോജ്യമാണ്.

• ഫ്ളാറ്റ്ഃ0 മീറ്റ്-ആൻഡ്-ഹലോഃ ഫ്ളാറ്റ്ഃ1 ലേക്ക് വരാൻ ബ്രാൻഡഡ് അടയാളങ്ങളുള്ള പ്രൊഫഷണൽ സല്യൂട്ടർമാരെ നിയമിക്കുക.
• റിയൽ ടൈം അപ്ഡേറ്റുകൾഃ വാഹന സ്ഥാനം, ഗേറ്റ് മാറ്റങ്ങൾ, കാലതാമസം എന്നിവ പ്രക്ഷേപണം ചെയ്യുന്നതിന് പങ്കിട്ട വാട്ട്സ്ആപ്പ് അല്ലെങ്കിൽ സ്ലാക്ക് ചാനൽ ഉപയോഗിക്കുക. ചില ഇവന്റ് അപ്ലിക്കേഷനുകൾ (ഉദാഃ അറ്റ്ഡെനെസെ, ബിസബോ) തത്സമയ ട്രാക്കിംഗ് സംയോജിപ്പിക്കുന്നു.
• ബാക്കപ്പ് വാഹനങ്ങൾഃ വൈകി വരാൻ, മെഡിക്കൽ അടിയന്തിര സാഹചര്യങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ അവസാന നിമിഷത്തെ ഷെഡ്യൂൾ മാറ്റങ്ങൾക്കായി ഒരു ചെറിയ സ്റ്റാൻഡ്ബൈ വാഹനം ലഭ്യമാക്കുക.
• പ്രമാണങ്ങൾഃ ഓരോ പങ്കാളിക്കും ഒരു അച്ചടിച്ച കാർഡ് നൽകുക, അതിൽ എടുത്ത സമയങ്ങളും സ്ഥലങ്ങളും ഡ്രൈവർ കോൺടാക്റ്റ് വിവരങ്ങളും ഉൾപ്പെടുന്നു. കൃത്യമായ മീറ്റിംഗ് പോയിന്റ് അടങ്ങിയ ഒരു മാപ്പ് ഉൾപ്പെടുത്തുക.

വരവ്, പുറപ്പെടൽ വിൻഡോകൾ സമന്വയിപ്പിക്കുക

ഗ്രൂപ്പ് യാത്രയിൽ ഏറ്റവും സാധാരണമായ വേദന പോയിന്റുകളിലൊന്ന് വ്യത്യസ്ത വരവ് സമയങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുക എന്നതാണ്. സാധ്യമാകുമ്പോഴെല്ലാം, പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ ഭൂരിഭാഗവും രണ്ട് മണിക്കൂർ വിൻഡോയിൽ എത്താൻ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുക. ഇത് അസാധ്യമാണെങ്കിൽ, വ്യക്തമായി നിർവചിച്ച രണ്ട് ഷട്ടിൽ പുറപ്പെടലുകൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുകഃ ആദ്യകാല പക്ഷിയും പ്രധാനവും. വ്യക്തമായ ഒരു ഷെഡ്യൂൾ നൽകുക, വൈകി എത്തുന്നവർക്ക് ഒരു പ്രത്യേക റൈഡ് ഷെയറിംഗ് ലൊക്കേഷനിൽ പോകണമെന്ന് നിർദ്ദേശിക്കുക. പുറപ്പെടലുകൾക്കായി, ഒരു ഉറച്ച ബാഗ് ശേഖരണ സമയം സജ്ജമാക്കുക, ചാക്കുകൾ സ്ഥിരീകരിക്കാൻ ഹോട്ടൽ ലോബിയിലെ ഒരു കോർഡിനേറ്ററെ വിളിക്കുക.

ഗ്രൂപ്പ് അനുഭവം പിന്തുണയ്ക്കുന്ന താമസ സൌകര്യങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക

ഹോട്ടൽ മുഴുവൻ ഇവന്റിനും ആസ്ഥാനമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു. ചെലവുകൾക്ക് പുറമെ, സ്പേസ് ലേഔട്ട്, വേദികളോടുള്ള അടുപ്പവും സൌകര്യങ്ങളും ഗ്രൂപ്പ് ലോജിസ്റ്റിക് ഉപയോഗിച്ച് ഹോട്ടലിന്റെ അനുഭവവും പരിഗണിക്കുക.

മുറികളുടെ തടസ്സവും അസ്വസ്ഥതയും

ഹോട്ടലുകൾ സാധാരണയായി ഒരു രാത്രിക്ക് 10 മുറികളോ അതിലധികമോ മുറികളോ ഉള്ള ഒരു ബ്ലോക്കിനായി കുറഞ്ഞ നിരക്ക് വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു. കരാർ ചർച്ച ചെയ്യുമ്പോൾ, ഈ ക്ലോസ്യൂളുകൾ ഉറപ്പാക്കുകഃ

• സ്ലൈഡിംഗ് ആട്രിഷൻഃ പിഴ ഒഴിവാക്കാൻ വിൽക്കാത്ത മുറികൾ ഘട്ടങ്ങളായി (ഉദാ. 60 ദിവസം, 30 ദിവസം, 14 ദിവസം) റിലീസ് ചെയ്യുക.
• മാസ്റ്റർ ബില്ലിംഗ്ഃ ഓരോ അതിഥിയും അനുബന്ധ ചാർജുകൾക്ക് ഉത്തരവാദിയായിരിക്കുന്ന മുറിയുടെയും നികുതിയുടെയും ഒരു കേന്ദ്ര ബില്ലിംഗ്.
• സൌജന്യ ആനുകൂല്യങ്ങൾഃ എല്ലാ അതിഥികൾക്കും 50 സൌജന്യ മുറികൾ, സൌജന്യ പ്രഭാത ഭക്ഷണം അല്ലെങ്കിൽ സൌജന്യ വൈഫൈ എന്നിവ ആവശ്യപ്പെടുക.
• ആദ്യകാല ചെക്ക് ഇൻ / വൈകി ചെക്ക് ഔട്ട്ഃ പ്രത്യേകിച്ച് വ്യത്യസ്ത വിമാന ഷെഡ്യൂളുകളുള്ള ഗ്രൂപ്പുകൾക്ക് അധിക ചാർജുകൾ ഇല്ലാതെ ആദ്യകാല വരവ്, വൈകി പുറപ്പെടുന്ന ഒരു ബ്ലോക്ക് ചർച്ച ചെയ്യുക.

മാറ്റം ഫീസും റദ്ദാക്കൽ വിൻഡോകളും സംബന്ധിച്ച ഹോട്ടലിന്റെ നയം പരിശോധിക്കുക. വലിയ ഗ്രൂപ്പുകൾക്ക് 14 ദിവസത്തെ റദ്ദാക്കൽ നയം സാധാരണമാണ്, പക്ഷേ നിങ്ങൾ ഉയർന്ന റൂം നിരക്ക് സമ്മതിച്ചാൽ 30 ദിവസത്തേക്ക് നീട്ടാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും.

മുറികളുടെ അഡ്മിനിസ്ട്രേഷനും ആക്സസ് ചെയ്യാവുന്നതുമുള്ള

യാത്രയ്ക്ക് മുമ്പുള്ള സർവേയിൽ ശേഖരിച്ച മുൻഗണനകൾക്ക് അനുയോജ്യമായ ഒരു റൂമിംഗ് ലിസ്റ്റ് സൃഷ്ടിക്കുക. പേര്, മുറിയുടെ തരം, പ്രത്യേക അഭ്യർത്ഥനകൾ, വരവ് / പുറപ്പെടുന്ന തീയതികൾ എന്നിവയ്ക്കായി നിരകളുള്ള ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ഉപയോഗിക്കുക. അവസാന ലിസ്റ്റ് ഹോട്ടലിന്റെ ഗ്രൂപ്പ് കോർഡിനേറ്ററിലേക്ക് ചെക്ക് ഇൻ ചെയ്യുന്നതിന് കുറഞ്ഞത് രണ്ട് ആഴ്ച മുമ്പ് അയയ്ക്കുക. എല്ലാ പ്രത്യേക അഭ്യർത്ഥനകളും (ഉദാ. അനുബന്ധ മുറികൾ, ഹൈപ്പോ അലർജെനിക് കിടക്കകൾ, പ്രവേശനക്ഷമമായ ബാത്ത്റൂം സവിശേഷതകൾ) ഹോട്ടൽ സിസ്റ്റത്തിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടെന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കുക. മെഡിക്കൽ ആവശ്യങ്ങൾക്കായി, ഏറ്റവും അടുത്തുള്ള ആശുപത്രിയുടെയും 24 മണിക്കൂർ ഫാർമസിയുടെയും കോൺടാക്റ്റ് വിവരങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുക.

സ്ഥലവും പരിസരവും

പ്രധാന പരിപാടി നടക്കുന്ന സ്ഥലത്തു നിന്ന് നടക്കാൻ കഴിയുന്ന ഒരു ഹോട്ടൽ അല്ലെങ്കിൽ ഷട്ടിൽ യാത്രയിൽ നിന്ന് ഒരു ചെറിയ ദൂരം തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഗ്രൂപ്പ് ഡൈനിംഗ്, സൌകര്യ സ്റ്റോറുകൾ, ഫാർമസികൾ, ജിം എന്നിവ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്ന സമീപത്തുള്ള റെസ്റ്റോറന്റുകൾ മാപ്പ് ചെയ്യുക. യാത്ര മൂന്ന് ദിവസത്തിൽ കൂടുതൽ നീണ്ടുനിൽക്കുകയാണെങ്കിൽ, വിനോദ ഓപ്ഷനുകൾ ഉണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക പാർക്കുകൾ, നടത്ത പാതകൾ അല്ലെങ്കിൽ സാംസ്കാരിക ആകർഷണങ്ങൾഅതിനാൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് ഓഫർ മണിക്കൂറുകളിൽ റീചാർജ് ചെയ്യാൻ കഴിയും. ഒരു പൊതുഗതാഗത കേന്ദ്രത്തിനടുത്തുള്ള ഒരു ഹോട്ടൽ സ്വതന്ത്ര യാത്രക്കാർക്ക് വഴക്കവും നൽകുന്നു.

സമഗ്രവും വഴക്കമുള്ളതുമായ ഒരു യാത്രാമാർഗം ആസൂത്രണം ചെയ്യുക

ഗ്രൂപ്പ് ഏകോപനത്തിന് ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട രേഖയാണ് റൂട്ടറിനർ. അനിശ്ചിതത്വം ഇല്ലാതാക്കുന്നതിന് വേണ്ടത്ര വിശദമായിരിക്കണം, എന്നാൽ പദ്ധതികൾ മാറുമ്പോൾ വേഗത്തിൽ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാവുന്ന തരത്തിൽ ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യണം.

പ്രധാന ഘടകങ്ങൾ

1. യാത്രാ വിവരങ്ങൾഃ ഫ്ലൈറ്റ് നമ്പറുകൾ, പുറപ്പെടുന്ന ഗേറ്റുകൾ, ട്രെയിൻ പ്ലാറ്റ്ഫോമുകൾ, ബസ് കമ്പനിയുടെ പേരും ഫോണും, ഹോട്ടൽ ചെക്ക് ഇൻ സമയം, മീറ്റിംഗ് പോയിന്റ് കോർഡിനേറ്റുകൾ.
2. ഇവന്റ് ഷെഡ്യൂൾഃ സെഷൻ പേരുകൾ, ആരംഭ/അവസാന സമയം, മുറികളുടെ സ്ഥാനം, ഭക്ഷണം വിതരണം ചെയ്യുന്ന സമയം, ഓരോ പ്രവർത്തനവും നിർബന്ധമോ ഓപ്ഷണലോ ആണോ എന്ന്.
3. അടിയന്തര ബന്ധങ്ങൾഃ ഗ്രൂപ്പ് കോർഡിനേറ്റർ, ഹോട്ടൽ റിസപ്ഷൻ, പ്രാദേശിക മെഡിക്കൽ സൌകര്യങ്ങൾ, യാത്രാ ഇൻഷുറൻസ് ദാതാവ്, കമ്പനിയുടെ എച്ച്ആർ (തീവ്ര സംഭവങ്ങൾക്കായി) എന്നിവയ്ക്കായി സമർപ്പിത ഹോട്ട്ലൈൻ.
4. പ്രാക്ടിക്കൽ ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾഃ വസ്ത്രധാരണ കോഡ്, സമയ മേഖലകൾ, പ്രാദേശിക കറൻസി വിനിമയ നുറുങ്ങുകൾ, സാംസ്കാരിക പെരുമാറ്റം (ഉദാ, ടിപ്പിംഗ് മാനദണ്ഡങ്ങൾ), വൈഫൈ ആക്സസ് നിർദ്ദേശങ്ങൾ.

യാത്രാ റൂട്ടറിനെ ഇമെയിൽ വഴി ഒരു ആഴ്ച മുമ്പ് ഡൌൺലോഡ് ചെയ്യാവുന്ന PDF ആയി വിതരണം ചെയ്യുക. അപ്ഡേറ്റുകൾക്കായി, അറിയിപ്പുകൾ പ്രേരിപ്പിക്കുന്ന ഒരു മൊബൈൽ ഇവന്റ് ആപ്ലിക്കേഷൻ ഉപയോഗിക്കുക. ട്രിപ്പിറ്റ് പോലുള്ള ഉപകരണങ്ങൾക്ക് എല്ലാ യാത്രാ ബുക്കിംഗുകളും ഓഫ് ലൈനിൽ ലഭ്യമായ ഒരു മാസ്റ്റർ റൂട്ടറിനുള്ളിൽ സംയോജിപ്പിക്കാൻ കഴിയും.

സ്വതന്ത്ര സമയം ക്രമീകരിക്കുക

കൂടുതൽ സമയം ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുന്നതിലൂടെ ക്ഷീണവും അസംതൃപ്തിയും ഉണ്ടാകാം. രണ്ടു ദിവസത്തിലധികം നീണ്ടുനിൽക്കുന്ന യാത്രകളിൽ, ഓരോ ദിവസവും കുറഞ്ഞത് രണ്ടോ മൂന്നോ മണിക്കൂർ അപ്രതീക്ഷിത സമയം തടയുക. ഏത് ഭക്ഷണം, പ്രവർത്തനങ്ങൾ നിർബന്ധമാണ് അല്ലെങ്കിൽ ഓപ്ഷണൽ എന്ന് സൂചിപ്പിക്കുക. സമീപത്തുള്ള ആകർഷണങ്ങളോ വിശ്രമ ഓപ്ഷനുകളോ സംബന്ധിച്ച നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുക, അതിനാൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് കൂടുതൽ ഏകോപനമില്ലാതെ എളുപ്പത്തിൽ വിശ്രമ സമയം പൂരിപ്പിക്കാൻ കഴിയും.

ശക്തമായ ആശയവിനിമയ തന്ത്രം നടപ്പിലാക്കുക

വ്യക്തവും പതിവുമായ ആശയവിനിമയം ഉത്കണ്ഠ കുറയ്ക്കുകയും തെറ്റിദ്ധാരണകൾ ഒഴിവാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

യാത്രയ്ക്ക് മുമ്പുള്ള സുപ്രധാന സന്ദേശങ്ങൾ

ഈ ഇടവേളകളിൽ ഒരു കൂട്ടം ടാർഗെറ്റുചെയ്ത ഇമെയിലുകളോ സന്ദേശങ്ങളോ അയയ്ക്കുകഃ

• എട്ട് ആഴ്ച പുറത്തിറങ്ങിഃ തീയതി സംരക്ഷിക്കുക, ഹോട്ടൽ ബ്ലോക്ക് വിശദാംശങ്ങൾ, മുൻകൂർ ബജറ്റ് വിവരങ്ങൾ.
• ]4 ആഴ്ച പുറത്ത്ഃ ] യാത്രാ ബുക്കിംഗ് നിർദ്ദേശങ്ങൾ, മുറികൾ അടയ്ക്കാനുള്ള സമയപരിധി, ഭക്ഷണവും ചലനാത്മകതയും ആവശ്യപ്പെടുന്നതിനുള്ള അഭ്യർത്ഥന.
• ]2 ആഴ്ച പുറത്തിറങ്ങിഃ അവസാന റൂട്ടറി, പാക്കിംഗ് ലിസ്റ്റ്, കാലാവസ്ഥ പ്രവചനം, പ്രാദേശിക ശുപാർശകൾ.
• 48 മണിക്കൂർ മുമ്പ്ഃ അവസാന നിമിഷ ഗേറ്റ് മാറ്റങ്ങൾ, അടിയന്തര കോൺടാക്റ്റ് നമ്പറുകൾ, ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് (ഉദാ പാസ്പോർട്ടുകൾ, ചാർജറുകൾ, മരുന്നുകൾ).

യാത്രയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ ചോദ്യങ്ങൾക്കും ഒരു കോൺടാക്റ്റ് പോയിന്റ് (POC) നിയുക്തമാക്കുക. 50 ആളുകളെ കവിയുന്നുവെങ്കിൽ, ഒരു പ്രത്യേക ഇമെയിൽ അലിസെറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ സമർപ്പിത FAQ പ്രമാണം സൃഷ്ടിക്കുക. ശക്തമായ ആശയവിനിമയ പദ്ധതിക്ക് സപ് കോൺകൂർ കോർപ്പറേറ്റ് യാത്രാ മാനേജുമെന്റ് മികച്ച രീതികൾ പോലുള്ള ഉറവിടങ്ങൾ പിന്തുണയ്ക്കാൻ കഴിയും.

സംഭവസമയത്ത് ഏകോപനം

മൊബൈൽ മെസ്സേജിംഗ് ആപ്ലിക്കേഷൻ ഉപയോഗിക്കുക, അത് മുഴുവൻ ഗ്രൂപ്പിനും തൽക്ഷണ പ്രക്ഷേപണം അനുവദിക്കുന്നു (ഉദാഃ വാട്ട്സ്ആപ്പ് ഗ്രൂപ്പ്, സ്ലാക്ക് ചാനൽ അല്ലെങ്കിൽ പുഷ് അറിയിപ്പുകളുള്ള ഒരു സമർപ്പിത ഇവന്റ് ആപ്ലിക്കേഷൻ). പ്രാഥമിക കോൺടാക്റ്റ് ലഭ്യമല്ലാത്ത സാഹചര്യത്തിൽ പ്രതികരിക്കാൻ കഴിയുന്ന കുറഞ്ഞത് ഒരു ബാക്കപ്പ് കോർഡിനേറ്ററെ നിയമിക്കുക. അന്താരാഷ്ട്ര ഗ്രൂപ്പുകൾക്കായി, എല്ലാവർക്കും ഒരേ വിവരങ്ങൾ ലഭിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നതിന് ദ്വിഭാഷാ സ്റ്റാഫ് അല്ലെങ്കിൽ വിവർത്തന ആപ്ലിക്കേഷനുകൾ വഴി വിവർത്തന പിന്തുണ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുക.

അപകടസാധ്യതകൾക്കുള്ള ഒരു പദ്ധതി തയ്യാറാക്കുക

ഏറ്റവും ശ്രദ്ധാപൂർവം ആസൂത്രണം ചെയ്ത യാത്രകൾ പോലും തടസ്സങ്ങൾ നേരിടുന്നു. നിങ്ങളുടെ യാത്രാ പദ്ധതിയിൽ പ്രതിരോധശേഷി വളർത്തിയെടുക്കുന്നത്, മുഴുവൻ അനുഭവവും തകർക്കാതെ വേഗത്തിൽ പ്രതികരിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.

അപകടസാധ്യത വിലയിരുത്തലും ഇൻഷുറൻസും

യാത്രയുടെ ലക്ഷ്യസ്ഥാനം, സീസൺ, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പ്രൊഫൈലുകൾ എന്നിവയെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഏറ്റവും സാധ്യതയുള്ള അപകടസാധ്യതകൾ തിരിച്ചറിയുകഃ കാലാവസ്ഥയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട റദ്ദാക്കലുകൾ, മെഡിക്കൽ അടിയന്തിര സാഹചര്യങ്ങൾ, നഷ്ടപ്പെട്ട ബാഗേജ് അല്ലെങ്കിൽ സിവിൽ അസ്വസ്ഥതകൾ. ഗ്രൂപ്പ് റദ്ദാക്കൽ, മെഡിക്കൽ എക്വേക്യൂഷൻ, യാത്രാ ഇടവേള എന്നിവ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന സമഗ്ര യാത്രാ ഇൻഷുറൻസ് വാങ്ങുക. പോളിസി വിശദാംശങ്ങളുടെയും അടിയന്തര ക്ലെയിം നമ്പറുകളുടെയും ഫിസിക്കൽ കോപ്പി കോർഡിനേറ്ററുടെയും ഒരു ബാക്കപ്പ് വ്യക്തിയുടെയും കൂടെ സൂക്ഷിക്കുക. നിങ്ങളുടെ ഗ്രൂപ്പിനായി ശരിയായ കവറേജ് ലെവൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതിന് യാത്രാ ഇൻഷുറൻസ് വിദ്യാഭ്യാസ ഗൈഡുകൾ പരിശോധിക്കുക.

അടിയന്തരാവസ്ഥാ പ്രോട്ടോക്കോളുകൾ

ഈ പൊതുവായ സാഹചര്യങ്ങള് ക്ക് വ്യക്തമായ നടപടിക്രമങ്ങള് സജ്ജമാക്കുകഃ

• ഫ്ലൈറ്റ് കാലതാമസം / റദ്ദാക്കലുകൾഃ ഒരു ബദൽ ഫ്ലൈറ്റുകളുടെ പട്ടികയും എയർലൈൻ വിമാനത്താവള ഡെസ്കിൽ നേരിട്ടുള്ള ബന്ധവും ഉണ്ടായിരിക്കുക. അടുത്തുള്ള ഹോട്ടലുകൾ മുൻകൂട്ടി തിരിച്ചറിയുക, ഒരു രാത്രി താമസം ആവശ്യമെങ്കിൽ ഒരു മര്യാദയുള്ള ഷട്ടിൽ ക്രമീകരിക്കുക.
• ] മെഡിക്കൽ അടിയന്തിര സാഹചര്യങ്ങൾഃ ഏറ്റവും അടുത്തുള്ള ആശുപത്രിയുടെയോ അടിയന്തിര പരിചരണ ക്ലിനിക്കിന്റെയോ സ്ഥാനം അറിയുക. പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഒരു പട്ടിക വഹിക്കുക അറിയപ്പെടുന്ന അലർജികളും വിട്ടുമാറാത്ത അവസ്ഥകളും (സമ്മതത്തോടെ) മെഡിക്കൽ സ്റ്റാഫിന് നൽകാൻ.
• നഷ്ടപ്പെട്ടതോ വൈകിയതോ ആയ ബാഗേജ്ഃ ഹോട്ടൽ വിലാസവും കോർഡിനേറ്ററുടെ ഫോൺ നമ്പറും അടങ്ങിയിരിക്കുന്ന ഒരു ബാഗേജ് ടാഗ് ഓരോ പങ്കാളിക്കും നൽകുക. അടിയന്തര വാങ്ങലുകൾക്ക് (ടോയ്ലറ്റ്, വസ്ത്രം) ഒരു ചെറിയ ഫണ്ട് ഉണ്ടായിരിക്കുക.
• ബജറ്റ് പരിധി:അധിക ഭക്ഷണം, താമസ മാറ്റം, അല്ലെങ്കിൽ റൂട്ടിംഗ് തുടങ്ങിയ അപ്രതീക്ഷിത ചെലവുകൾ മൂടുന്നതിനായി യാത്രാ ബജറ്റിന്റെ 10% എങ്കിലും ഒരു അടിയന്തര ഫണ്ട് അനുവദിക്കുക.

ഈ പ്രോട്ടോക്കോളുകള് ആസൂത്രണ സംഘത്തിന് മുഴുവന് അറിയിക്കുകയും കുറഞ്ഞത് രണ്ടു പേരെങ്കിലും തല് പരം ധനകാര്യ തീരുമാനങ്ങള് എടുക്കാന് അധികാരപ്പെടുത്തിയവരാകുകയും ചെയ്യുക.

സാങ്കേതികവിദ്യയും പ്രൊഫഷണൽ പിന്തുണയും

ശരിയായ സാങ്കേതിക ഉപകരണങ്ങളും പ്രൊഫഷണൽ പങ്കാളിത്തങ്ങളും ഉപയോഗിച്ച് ആധുനിക ഗ്രൂപ്പ് യാത്രാ മാനേജ്മെന്റ് കാര്യമായി എളുപ്പമാക്കുന്നു.

ഏകോപന സാങ്കേതികവിദ്യ

ഇനിപ്പറയുന്നവ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്ന ഒരു ഗ്രൂപ്പ് യാത്രാ മാനേജ്മെന്റ് പ്ലാറ്റ്ഫോം തിരഞ്ഞെടുക്കുകഃ

• ഫ്ളാറ്റ്ഃ0 ബുക്കിംഗ് സംയോജനംഃ ഫ്ളാറ്റ്ഃ1 ഒരു ഓൺലൈൻ ഇന്റർഫേസിലേക്ക് വായു, ഹോട്ടൽ, ഭൌമ ഗതാഗതം എന്നിവ സംയോജിപ്പിക്കുന്നു.
• റിയൽ ടൈം റിപ്പോർട്ടിംഗ്ഃ ഫ്ളാറ്റ് 1 ബുക്കിംഗ് സ്റ്റാറ്റസ്, ചെലവ്, കോർപ്പറേറ്റ് യാത്രാ നയങ്ങളുടെ പാലിക്കൽ എന്നിവ ട്രാക്കുചെയ്യുന്നു.
• ഫ്ളാറ്റ്ഃ0 മൊബൈൽ ആപ്ലിക്കേഷൻഃ ഫ്ളാറ്റ്ഃ1 റൂട്ടറികൾ, പുഷ് അറിയിപ്പുകൾ, ചെക്ക് ഇൻ സവിശേഷതകൾ, അടിയന്തര അലേർട്ടുകൾ എന്നിവ നൽകുന്നു.
• ചെലവ് നിയന്ത്രണംഃ റീഫണ്ട് വർക്ക്ഫ്ലോകളുമായി നേരിട്ട് ബന്ധിപ്പിക്കുന്നു.

ലോലാ.കോം, ട്രിപ്പ് ആക്ഷൻസ് (ഇപ്പോൾ നവാൻ), കോൺക്യുർ ട്രാവൽ എന്നിവയാണ് പ്രശസ്തമായ എന്റർപ്രൈസ് ടൂളുകൾ. ചെറിയ ഗ്രൂപ്പുകൾക്കായി, ശക്തമായ മാനുവൽ പ്രക്രിയയുമായി സംയോജിപ്പിക്കുമ്പോൾ Google ട്രാവൽ, ട്രിപ്പിറ്റ് തുടങ്ങിയ സ tools ജന്യ ടൂളുകൾ നന്നായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു.

പ്രൊഫഷണലുകളെ എപ്പോൾ ഏറ്റെടുക്കണം

ഒരു യാത്രാ മാനേജ്മെന്റ് കമ്പനി (ടി. എം. സി.) അല്ലെങ്കിൽ ലക്ഷ്യസ്ഥാന മാനേജ്മെന്റ് കമ്പനി (ഡി. എം. സി.) നിയമിക്കുന്നത് പരിഗണിക്കുകഃ

• 50 പേരെ കവിയുന്ന ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ വിവിധ നഗരങ്ങളിലെ വിമാനങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുന്നു.
• വിസ ആവശ്യകതകളും സാംസ്കാരിക വ്യത്യാസങ്ങളും ഭാഷാ പരിമിതികളും ഉള്ള അന്താരാഷ്ട്ര യാത്രകൾ ഈ പരിപാടിയിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.
• നിങ്ങളുടെ ആന്തരിക സംഘത്തിന് ഈ പരിപാടിയില് തത്സമയ ലോജിസ്റ്റിക് കൈകാര്യം ചെയ്യാനുള്ള ശേഷി ഇല്ല.
• പ്രശസ്തി അപകടസാധ്യതയുള്ള ഉയർന്ന പങ്കാളികളുണ്ട് (പ്രവർത്തകർ, ക്ലയന്റുകൾ, വിഐപിമാർ).

ഒരു പങ്കാളിയെ തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ, സമാനമായ ഇവന്റുകളിൽ നിന്നുള്ള കേസ് പഠനങ്ങൾ ചോദിക്കുകയും അവരുടെ സാങ്കേതിക സ്റ്റാക്ക് വിലയിരുത്തുകയും ചെയ്യുക. നിങ്ങളുടെ ബജറ്റ്ഫ്ലാറ്റ് ഫീസ്, വ്യക്തിഗത ചാർജ് അല്ലെങ്കിൽ കമ്മീഷൻ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള മോഡൽ എന്നിവയുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്ന ഒരു ഫീസ് ഘടന ചർച്ച ചെയ്യുക. പ്രൊഫഷണൽ പങ്കാളികൾ പാലിക്കൽ, പരിചരണ ചുമതല, ഡാറ്റാ സ്വകാര്യത എന്നിവയിൽ സഹായിക്കുന്നു, അവ ഇന്നത്തെ നിയന്ത്രണ പരിതസ്ഥിതിയിൽ കൂടുതൽ നിർണായകമാണ്.

സുസ്ഥിരതയും ഉൾക്കൊള്ളലും ഉൾക്കൊള്ളുക

ആധുനിക ഗ്രൂപ്പ് യാത്രാ പദ്ധതികൾ പരിസ്ഥിതി സ്വാധീനവും പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഉൾപ്പെടുത്തലും പരിഗണിക്കണം.

സുസ്ഥിര യാത്രാ സമ്പ്രദായങ്ങൾ

നിങ്ങളുടെ ഗ്രൂപ്പ് യാത്രയുടെ കാർബൺ കാൽപ്പാടുകള് കുറയ്ക്കുകഃ

• സാധ്യമാകുമ്പോഴെല്ലാം നേരിട്ടുള്ള വിമാനങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക (ഉയര് ന്നതും ഇറങ്ങിയതുമായ വിമാനങ്ങൾ ഏറ്റവും കൂടുതൽ ഉദ്വമനം ഉണ്ടാക്കുന്നു).
• ഗ്രീൻ സർട്ടിഫിക്കേഷനുകളുള്ള ഹോട്ടലുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക (ഉദാ. LEED, ഗ്രീൻ കീ).
• വ്യക്തിഗത വാഹനങ്ങൾക്ക് പകരം ഗ്രൂപ്പ് ഗ്രൌണ്ട് ഗതാഗതം ഉപയോഗിക്കുക.
• വിതരണ ശൃംഖലയിലെ ഉല് പാദനങ്ങള് കുറയ്ക്കുന്നതിനായി ഗ്രൂപ്പ് ഭക്ഷണം കഴിക്കുന്നതിനായി പ്രാദേശികവും സീസണല് ഉല് പാദനവും ലഭ്യമാക്കുക.
• പരിശോധിച്ച പ്രോഗ്രാമുകളിലൂടെ (ഉദാ. ഗോൾഡ് സ്റ്റാൻഡേർഡ്) ഒഴിവാക്കാനാവാത്ത കാർബൺ ഉദ്വമനം ഒഴിവാക്കുക.

കോർപ്പറേറ്റ് സാമൂഹിക ഉത്തരവാദിത്ത ലക്ഷ്യങ്ങളുമായി പൊരുത്തപ്പെടാൻ നിങ്ങളുടെ സുസ്ഥിരത പരിശ്രമങ്ങൾ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് അറിയിക്കുക. കൂടുതൽ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾക്കായി സുസ്ഥിര ഇവന്റ് ആസൂത്രണ ഉറവിടങ്ങൾ സന്ദർശിക്കുക.

ഉൾക്കൊള്ളുന്ന ആസൂത്രണം

വൈകല്യമുള്ളവർ, ഭക്ഷണ നിയന്ത്രണങ്ങൾ, മതപരമായ ആചാരങ്ങൾ, ഭാഷാ ആവശ്യങ്ങൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടെയുള്ള എല്ലാ പങ്കാളികൾക്കും യാത്രാ അനുഭവം സ്വാഗതം ചെയ്യാവുന്നതാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്:

• ഓരോ ചടങ്ങിലും ഹലാൽ, കോഷെർ, അല്ലെങ്കിൽ വെഗറ്ററി ഭക്ഷണം എന്നിവ നൽകുക.
• മതപരമായ കടമകൾ നിറവേറ്റുന്ന പങ്കാളികൾക്കായി വഴക്കമുള്ള പ്രാർത്ഥന സമയങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കുക.
• വിവിധ ഭാഷകളിലുള്ള വസ്തുക്കൾ ലഭ്യമാക്കുകയോ താളിൽ തന്നെ പരിഭാഷകരെ ലഭ്യമാക്കുകയോ ചെയ്യുക.
• എല്ലാ വേദികളിലും വീൽചെയർ ലഭ്യമാണെന്നും ലിംഗഭേദം നിഷ്പക്ഷമായ ശൌചാലയങ്ങളുണ്ടെന്നും പരിശോധിക്കുക.

ഉൾക്കൊള്ളുന്ന സമീപനം പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് സമ്മർദ്ദം കുറയ്ക്കുകയും കൂടുതൽ സംഭാവനയുള്ളതും ഉത്പാദനക്ഷമവുമായ ഒരു സംഘത്തെ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

സംഭവത്തിനു ശേഷമുള്ള വിലയിരുത്തൽ നടത്തുക

യാത്രയ്ക്കു ശേഷം, ഭാവിയിൽ ഗ്രൂപ്പ് യാത്രാ ഏകോപനം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനായി ഫീഡ്ബാക്ക് ശേഖരിക്കുക. മടങ്ങിയെത്തിയതിന് 48 മണിക്കൂറിനകം ഒരു ഹ്രസ്വ സർവേ അയച്ച്, താഴെപ്പറയുന്ന കാര്യങ്ങൾ ചോദിക്കുകഃ

• യാത്രാ ലോജിസ്റ്റിക് (വിമാനങ്ങൾ, ഭൂഗർഭ ഗതാഗതം, ഹോട്ടൽ) സംബന്ധിച്ചുള്ള സംതൃപ്തി.
• ആശയവിനിമയത്തിന്റെ വ്യക്തതയും ആവൃത്തിയും.
• നേരിട്ട പ്രശ്നങ്ങളും അവ കൈകാര്യം ചെയ്ത രീതികളും.
• ഭാവിയിലേക്കുള്ള യാത്രകൾക്കുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങള്.

ആവർത്തിക്കുന്ന വേദന പോയിന്റുകൾ തിരിച്ചറിയുന്നതിനായി ഡാറ്റ വിശകലനം ചെയ്യുക. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒന്നിലധികം പങ്കാളികൾ പ്രഭാതഭക്ഷണ സമയത്തെക്കുറിച്ച് പരാതിപ്പെട്ടാൽ, അടുത്ത ഇവന്റിന് ഷെഡ്യൂൾ ക്രമീകരിക്കുക. ബജറ്റ് വ്യതിയാനം പരിശോധിക്കുകഃ നിങ്ങൾ ഏതെങ്കിലും വിഭാഗത്തിൽ അമിതമായി ചെലവഴിച്ചോ കുറച്ചോ ചെലവഴിച്ചോ? പങ്കിട്ട റിപ്പോർട്ടിൽ പഠിച്ച പാഠങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുക. നിങ്ങളുടെ ആസൂത്രണ ടീമിനോ പിൻഗാമിയേനോ ലഭ്യമാണ്. തുടർച്ചയായ മെച്ചപ്പെടുത്തൽ ഓരോ യാത്രയും കൂടുതൽ സൂക്ഷ്മമായ പ്രവർത്തനമാക്കി മാറ്റുന്നു.

അവസാന ചിന്തകൾ

വലിയ ഗ്രൂപ്പുകളോ കോർപ്പറേറ്റ് ഇവന്റുകളോ വേണ്ടി യാത്രകൾ ഏകോപിപ്പിക്കുന്നത് വിശദാംശങ്ങൾ, പ്രോ ആക്റ്റീവ് ആശയവിനിമയം, തന്ത്രപരമായ വഴക്കങ്ങൾ എന്നിവയിൽ ശ്രദ്ധ ചെലുത്തേണ്ട ഒരു ബഹുതല പ്രവർത്തനമാണ്. നിങ്ങളുടെ ഗ്രൂപ്പിന്റെ ആവശ്യങ്ങൾ ആഴത്തിൽ മനസിലാക്കുന്നതിലൂടെ ആരംഭിക്കുക, ജോലി ഒഴിവാക്കുന്നതിലൂടെ ഗതാഗതവും താമസവും ആസൂത്രണം ചെയ്യുക, വ്യക്തമായ ഒരു റൂട്ടറൈനിംഗ് രൂപകൽപ്പന ചെയ്യുക, അപ്രതീക്ഷിത കാര്യങ്ങൾക്കായി തയ്യാറെടുക്കുക, നിങ്ങൾക്ക് സുഗമമായി പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഒരു അനുഭവം നൽകാൻ കഴിയും, ഒപ്പം പങ്കെടുക്കുന്നവരെ ലോജിസ്റ്റിക്സിനേക്കാൾ ഇവന്റ് ലക്ഷ്യത്തിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുകയും ചെയ്യും. നിങ്ങൾ പ്രോസസ്സ് പങ്കാളികളെ ഇന്റേണലായി അല്ലെങ്കിൽ പ്രൊഫഷണലായി കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുകയാണെങ്കിലും, പ്രധാന കാര്യം ലളിതമാണ്ഃ ഒരു ഉറച്ച പദ്ധതി കെട്ടിപ്പടുക്കാൻ മുൻകൂട്ടി സമയം നിക്ഷേപിക്കുക, യാഥാർത്ഥ്യത്തിൽ നിന്ന് വ്യതിചലിക്കുമ്പോൾ വേഗത്തിൽ പൊരുത്തുക. വിജയകരമായ ഗ്രൂപ്പ് യാത്രകൾ എല്ലാ പ്രശ്നങ്ങളും ഒഴിവാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചല്ല. ഫലപ്രദമായി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള കൃപയ