대형 그룹 또는 기업 행사에 대한 여행 조정 방법

당신의 그룹 여행의 범위와 목표 정의

성공적인 그룹 여행 조정은 어떤 예약이 이루어지기 전에 오래 시작. 가장 효율적인 플래너는 여행의 목적을 이해하는 데 중요한 시간을 투자, 참석자의 인구 통계, 그리고 조직의 특정 제약. 이 기초 명확성 없이, 심지어 최고의 급여 계획은 무정한 기대의 무게 아래에서 운하 할 수 있습니다.

핵심 목표에 대한

이 세 번째 영업 킥오프는 Q3 대상에 지역 팀을 정렬하고 팀 빌딩 및 인식에 초점을 맞춘 제품 교육을 제공합니다. 즉, 예산 우선 순위, 위치 선택 (공항 접근성, 회의 공간 용량) 및 구조 세션과 무료 시간 사이의 균형. 전략적 계획에서 목표로하는 기업 휴거는 방과 AV, AV, AV, AV, AV, AV, AV, AV, AV, AV, AV, AV, AV, AV, AV, AV, AV, AV, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V, V

Gather Attendee 지능

출발 최소 6주 전에 상세한 사전 트립 설문 조사를 보내세요. 다음 데이터 포인트를 수집합니다.

규정 및 알레르기 (보통, 예, 견과 알레르기 대 글루텐 감도 포함).
Mobility 또는 의료 요구 사항 (휠체어 액세스, 산소, 약물 냉각에 필요한).
선호 방 유형 (동, 더블, 가족을위한 adjoining).
비행 선호도 (창 대 aisle, 충성도 프로그램 번호, 시간의 선호도).
일정 분쟁 (주요 그룹보다 일찍 도착).

Google 시트 또는 Asana와 같은 프로젝트 관리 도구에서 중앙 집중 플랫폼에서 모든 응답을 문서로 작성하십시오. 진실의이 단일 소스는 룸링 목록, 운송 표 및 식사 계획 피드를 것입니다. 100 명 이상의 그룹을 위해 Cvent 또는 Eventbrite와 같은 전용 이벤트 등록 도구를 사용하여 사용자 정의 질문 및 내보내기 데이터를 쉽게 처리 할 수 있습니다.

예산 및 비용 할당

최소 10~15%의 연속성 예비를 포함한 1인 또는 전체 예산을 초기에 설치합니다. 이러한 범주로 비용을 낮추십시오.

운송:공기, 지상송, 대여차량, 주차요금.
Accommodation: 객실 요금, 세금, 리조트 수수료, 사고 정책.
식사: 그룹 다이닝, 다이스 당, 커피 브레이크.
액티비티:장소 대여, 엔터테인먼트, 스피커 요금.
기술: 이벤트 앱, 추적 소프트웨어, 통신 도구.
조건: 지연, 취소, 의료적 필요에 대한 과잉 펀드.

비용의 Clarify는 중앙으로 지불됩니다 (예 : 항공편, 호텔 마스터 요금) 개인에게 재투자 할 수 있습니다. 혼란을 방지하고 관리 오버 헤드를 줄일 수있는 명확한 비용 정책을 게시하십시오.

Redundancy를 통한 유연한 운송

운송 물류는 종종 그룹 여행의 가장 스트레스가 많은 구성 요소입니다. 회의 지점에 대한 단일 지연 비행 또는 miscommunication은 생산성과 좌절 시간을 단축 할 수 있습니다. 여러 시나리오에 대한 계획과 백업 옵션이 준비되어 있습니다.

항공 여행: 그룹 요금 및 블록

10명 이상의 그룹은 항공사의 그룹 판매 데스크에 직접 연락합니다. 델타, United, American과 같은 주요 항공사는 할인된 요금으로 좌석의 블록을 보유할 수 있는 전용 팀을 제공합니다. 주요 협상 포인트는 다음과 같습니다.

이름 변경 창: 대부분의 항공사는 출발 30일 전까지 무료 이름 변경을 허용하고, 그 후 수수료가 부과됩니다. 최종 표가 유동성인 경우 더 긴 창을 협상하십시오.
Baggage 수당 :] 프로모션 자료 또는 선물로 이벤트에 대한 체크백 수수료에 그룹 면제 요청.
좌석:] 항공사가 좌석을 덮지 않고, 좌석 선택에 추가할 수 있도록, 좌석을 앉을 수 있도록 요청합니다.
Flexibility:) 그룹이 여러 출발 도시를 가지고 있다면, 별도의 여정을 더 쉽게 관리할 수 있는 “요금”을 결합한 것을 요청합니다.

조직이 항공 여행에 크게 지출하면 기업 여행 관리 회사 (TMC)와 제휴하여 사전 협상 된 비율을 가지고 있으며 24/7 지원을 제공 할 수 있습니다. 이것은 날씨 중단이나 타격 중 특히 귀중합니다. [FLT : 0]]] 글로벌 비즈니스 여행 협회[[FLT :1]]에서 비즈니스 여행 모범 사례에 대해 자세히 읽어보십시오.

지상 수송: 버스, 셔틀 및 라이드-해운

그룹 크기, 수하물 볼륨 및 일정과 일치하는 지상 차량을 선택하십시오. 공항 교통편, 전용 수하물 베이와 내장 된 화장실이있는 전세 코치는 30 개 이상의 그룹에 이상적입니다. 작은 팀, 미니 버스 또는 밴을 위해 ample 수하물 용량의 suffice. 이러한 팁을 고려하십시오.

Meet-and-greet: 수화물 청구에 도착을 만나고 차량에 에스코트를 할 수있는 브랜드 표지와 전문 그리스어. 이것은 불안을 줄이고 아무도 잃지 않습니다.
Real-time update: 차량 위치, 게이트 변경 및 지연을 방송하는 공유 WhatsApp 또는 Slack 채널을 사용합니다. 일부 이벤트 앱(예:, Attendease, Bizzabo)는 실시간 추적을 통합합니다.
백업 차량: 늦은 도착, 의료 비상업, 또는 마지막 순간 일정 변경에 사용할 수 있는 하나의 작은 대기 차량이 있습니다.
Documentation: 인쇄된 카드 명부작성 픽업 시간, 위치 및 운전사 접촉 정보를 가진 각 출석을 제공합니다. 정확한 회의 점을 가진 지도를 포함하십시오.

Windows 동기화 도착 및 출발

그룹 여행의 가장 일반적인 통증 포인트 중 하나는 다른 도착 시간을 관리하고 있습니다. 언제라도, 2 시간 창 내에서 도착하기 위해 참석자의 대다수를 일정. 그 불가능한 경우, 두 개의 명확하게 정의 된 셔틀 출발을 제공합니다: 초기 - 새와 주요. 명확한 일정 및 지시 늦은 도착을 제공 전용 승차 위치로 진행합니다. 출발을 위해, 회사 수하물 수집 시간을 설정하고 호텔 로비에서 조정자가 체크 아웃을 확인합니다.

그룹 경험 지원에 필요한 숙박을 선택하십시오.

호텔에는 전체 이벤트의 홈베이스로 제공됩니다. 그 외 비용, 공간 레이아웃, 장소, 편의 시설 및 그룹 물류로 호텔의 경험에 근접.

협상 룸 블록 및 Attrition

호텔 전형적으로 밤 10 개 이상의 객실을 블록에 대한 할인 된 요금을 제공합니다. 계약 협상 할 때,이 조항을 확보하십시오.

슬라이딩 attrition: 단계별 공개 방 해제 (예: 60 일, 30 일, 14 일) 처벌을 피하기 위해.
Master billing: 방과 세금에 대한 하나의 중앙 청구서를 가지고, 각 손님은 부과료에 책임.
컴플리스 특전: 50세 숙박일, 무료 조식, 무료 Wi-Fi, 모든 투숙객에게 무료 Wi-Fi를 무료로 요청하십시오.
일시 체크인 / 늦은 체크 아웃: 초기 도착의 블록을 협상하고 늦은 출발없이 추가 요금없이, 특히 다양한 비행 일정을 가진 그룹에 대한.

호텔 정책 변경 수수료 및 취소 창을 확인. 큰 그룹에 대 한, 14 일 취소 정책 표준, 하지만 당신은 더 높은 객실 요금에 동의 하는 경우 30 일까지 연장할 수 있습니다.

객실 할당 및 접근성

호텔이 제공하는 객실은 에어컨, 평면 TV, 냉장고, 전기 주전자 및 전기 주전자를 갖추고 있습니다. 호텔이 제공하는 객실은 에어컨, 평면 TV, 냉장고 및 전기 주전자를 갖추고 있습니다. 호텔이 제공하는 객실은 에어컨, 평면 TV, 냉장고, 전기 주전자 및 전기 주전자를 갖추고 있습니다. 호텔이 제공하는 객실은 전용 욕실을 갖추고 있습니다. 객실은 전용 욕실을 갖추고 있습니다. 이 호텔의 24 시간 프런트 데스크가 있습니다. 가장 가까운 공항은 호텔이 호텔로부터 약 20km 동안 백화점, 호텔이 있습니다. 가장 가까운 공항은 호텔에서 4km 떨어진 곳에 있습니다.

위치 및 주변

호텔을 선택하여 도보 거리 또는 1 차적인 이벤트 장소에서 짧은 셔틀 버스를 타고. 그룹 식사, 편의점, 약국 및 체육관을 제공하는 인근 레스토랑을 알아보세요. 여행이 3 일 이상이라면, 레저 옵션이 있습니다. 공원, 산책로, 문화 명소 - 그래서 출석자는 오프 시간 동안 재충전 할 수 있습니다. 공공 교통 허브 근처의 호텔에는 독립적 인 여행 유연성을 제공합니다.

종합적인 유연한 Itinerary 구축

이 여정은 그룹 공동창조에 가장 중요한 문서입니다. 계획 변경시 빠른 업데이트에 대해 충분히 설명해야 합니다.

필수품

여행 세부 사항: 항공편 번호, 출발 게이트, 기차 플랫폼, 버스 회사 이름 및 전화, 호텔 체크인 시간, 회의 포인트 좌표.
이벤트 일정: 세션 이름, 시작/끝 시간, 객실 위치, 식사 서비스 시간, 각 활동이 필수 또는 선택인지 여부.
Emergency contacts: 그룹 공동창조, 호텔 프런트 데스크, 지역 의료 시설, 여행 보험 제공 업체 및 회사 HR (중견)에 대한 전용 핫라인.
Practical noticeers: 드레스 코드, 시간대, 로컬 통화 교환 팁, 문화적 외테 (예를 들어, 팁 규범), Wi-Fi 액세스 지침.

이메일과 다운로드 가능한 PDF로 출발하기 전에 여정을 1주 전에 배포합니다. 하루 업데이트의 경우 알림을 푸시하는 모바일 이벤트 앱을 사용하십시오. TripIt과 같은 도구는 모든 여행 예약을 한 마스터 여정으로 통합 할 수 있습니다 오프라인.

Structuring 무료 시간

낭만적인 스트레스를 풀어주는 것은 스트레스를 완화하는 데 도움이 될 것입니다. 낭만적 인 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하고, 스트레스를 완화하는 데 도움이되는 것을 목표로합니다.

Robust Communication 전략 구현

명확한, 빈번한 커뮤니케이션은 불안을 감소시키고 미묘한 것을 막습니다. 지속적인 과정으로 커뮤니케이션을, 1 시간 발표 아닙니다.

사전 여행 Milestone 메시지

대상 이메일 또는 메시지의 시리즈를 다음의 간격으로 보내십시오:

8주: 저장일, 호텔 블록 세부 사항, 예비 예산 정보.
4주: 여행 예약 안내, 방 구획의 마감, 식이요 및 이동성 필요에 대한 요청.
2주: Final itinerary, Packing list, weather 예측, 현지 추천.
]48시간 전: 성문 변경, 긴급 연락처 번호, 그리고 체크리스트(예: 여권, 충전기, 약물).

모든 여행 관련 질문에 대한 한 가지 접촉 (POC)의 단일 지점을 지정합니다. 그룹이 50 명을 초과하면 별도의 이메일 별칭 또는 전용 FAQ 문서를 만듭니다. 강력한 통신 계획은 SAP Concur의 기업 여행 관리 모범 사례]와 같은 리소스에 의해 지원될 수 있습니다.

행사 일정

모바일 메시징 앱을 사용하여 즉시 방송을 전체 그룹 (예 : WhatsApp 그룹, Slack 채널 또는 푸시 알림이있는 전용 이벤트 앱)으로 제공합니다. 1 차 접촉이 사용할 수 없는 경우 응답 할 수있는 최소 하나의 백업 조정기를 임명하십시오. 국제 그룹을 위해, 모든 사람이 동일한 정보를 수신 할 수 있도록 비스듬한 직원 또는 번역 앱을 통해 번역 지원을 제공 고려하십시오.

위험 계획과의 분쟁을 준비

가장 조심스럽게 계획된 여행은 붕괴를 직면합니다. 여행 계획에 탄력을 구축하면 전체 경험을 탈취하지 않고 신속하게 대응할 수 있습니다.

위험 평가 및 보험

여행의 목적지, 시즌, 출석 프로필에 근거를 둔 가장 가능성이 있는 위험을 식별: 날씨 관련 취소, 의료 비상 사태, 분실 수하물, 또는 시민 불행. 그룹 취소, 의료 구호, 여행 중단을 커버하는 종합 여행 보험을 구입. 정책 세부 사항 및 응급 청구 번호의 물리적 사본을 유지하고 조정자와 백업 사람. 검토 여행 보험 교육 가이드 귀하의 그룹에 적합한 수준을 선택하기 위해.

Contingency 의정서

이 일반적인 시나리오에 대한 명확한 절차 수립 :

Flight delays/cancellations: 항공사의 공항 데스크에서 대안 항공편과 직접 연락이 있습니다. 호텔 근처에 사전등록하고 숙박이 필요한 경우 법정 셔틀을 준비하십시오.
의료성: 가장 가까운 병원 또는 긴급한 진료 클리닉의 위치를 알고 있습니다. 의료 직원에게 제공 할 수 있도록 출석자의 알려진 알레르기 및 만성 조건 (동의) 목록을 제공합니다.
지급 또는 지연된 수하물: 호텔 주소와 공동의 전화 번호를 포함하는 수하물 태그와 함께 각 출석을 제공합니다. 긴급 구매에 대한 작은 펀드가 있습니다 (화장실, 의류).
Budget overruns: 총 여행 예산의 최소 10%를 예약하여 여분의 식사, 숙박 변경, 또는 재 여정과 같은 예상치 못한 비용을 커버합니다.

이 프로토콜을 전체 계획 팀에 전달하고 적어도 두 명의 사람들이 자리를 재정적인 결정을 내릴 수 있도록 허가를 받았습니다.

Leverage 기술 및 전문 지원

현대 그룹 여행 관리는 적당한 기술 공구 및 직업적인 공동체정신에 두드러지게 쉽습니다.

Coordination 기술

그룹 여행 관리 플랫폼을 선택하여 다음을 제공합니다:

예약 통합: agregates air, hotel, and ground transport into a single online interface.
Real-time Reporting: 예약 상태, 지출 및 법인 여행 정책 준수를 추적합니다.
모바일 앱: 이 여정을 제공, 푸시 알림, 체크인 기능 및 긴급 경고.
Expense Management: 링크를 직접 재투자 워크플로우에 연결한다.

인기 기업 도구는 Lola.com, TripActions (지금 Navan) 및 Concur Travel을 포함합니다. 작은 그룹을 위해, Google Travel 및 TripIt와 같은 무료 도구는 강력한 수동 프로세스와 결합 할 때 잘 작동합니다.

직업을 겨냥할 때

여행 관리 회사 (TMC) 또는 목적지 관리 회사 (DMC)를 고용 고려할 때:

단체는 50 명을 초과하고 다 도시 항공편을 포함합니다.
이 행사는 비자 요구 사항, 문화적 차이, 또는 언어 장벽과 국제 여행이 포함됩니다.
내부 팀은 이벤트 기간 동안 실시간 물류를 처리 할 수있는 능력을 부족합니다.
높은 스테이크 출석 (executives, 클라이언트, VIPs)가 있습니다.

파트너를 선택하면 유사한 이벤트에서 사례 연구에 대해 요청하고 기술 스택을 평가하십시오. 예산에 맞는 비용, 1인 요금 또는 커미션 기반 모델과 일치하는 수수료 구조를 협상하십시오. 전문 파트너는 또한 오늘날 규제 환경에서 점점 중요해지고 있는 규정 준수, 의무 및 데이터 프라이버시를 지원합니다.

지속가능성 및 사회적 책임

현대 그룹 여행 계획은 환경 영향과 출석률을 고려해야 합니다.

지속 가능한 여행 연습

그룹 여행의 탄소 발자국을 줄입니다:

가능한 경우 직접 항공편 선택 (takeoffs and landings create the most leak).
인정된 녹색 인증 호텔 선정 (예, LEED, Green Key).
개별 탈착 차량 대신 그룹 지상 운송을 사용합니다.
공급망 배출을 줄이기 위해 그룹 식사에 대한 현지 및 계절 음식 저장.
검증된 프로그램을 통해 비폭탄 배출을 상쇄 (예, 골드 표준).

기업 사회적 책임 목표와 일치하도록 지속 가능성 노력을 기울일 수 있습니다. ]sustainable event Planning resource]를 방문하여 더 많은 지도를 제공합니다.

포스트 이벤트 평가

여행 후, 향후 그룹 여행 조정을 개선하기 위해 피드백을 수집합니다. 48 시간 이내에 짧은 설문 조사를 보내, 다음을 묻는:

여행 물류(Flights, Ground Transport, 호텔)를 통한 전액 만족.
통신의 명확성과 빈도.
어떤 문제와 그들이 처리 한 방법.
미래 여행에 대한 제안.

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