Easy Access를 위해 Digitally 여행 서류를 관리하는 방법

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왜 디지털 문서 관리 Matters는 이제까지 더 많은 것

종이 사본과 함께 물건을 운반하는 오래된 방법 - 여권 페이지, 예약 확인, 비자 프린트 아웃 및 건강 인증서 - 위험으로 볶음. 종이는 손실 될 수 있습니다, 찢어, 적시거나 도난. 디지털 관리는 편의성과 보안 레이어를 추가하면서 이러한 취약점을 제거합니다. 여기에는 깊이에서 재 배설 된 주요 이점이 있습니다.

내일, Anywhere Access: 휴대 전화, 태블릿 또는 노트북에 잘 조직 된 디지털 라이브러리는 공항 카운터에서 가방을 통해 결코 움푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹 푹
]Redundancy Against Loss: Cloud Backups는 문서의 여러 사본을 만듭니다. 기기가 분실되거나 도난당한 경우, 몇 분 안에 새로운 장치에서 모든 것을 복원 할 수 있습니다. 이 중복은 물리적 사본과 불가능합니다.
슈퍼니어 조직:폴더, 태그, 검색 기능으로 특정 문서를 찾을 수 있습니다 — 말, 호텔 예약에 대한 두 번째 밤 도쿄 — 초. 비교하는 것은 30 인쇄 페이지.
Effortless Sharing: 항공사 에이전트에 비자를 보내야 하나요? 국경 통제에 대한 백신 기록의 PDF를 보여요? 디지털 파일은 링크, AirDrop, 또는 암호화된 메시지를 통해 즉시 공유할 수 있습니다, 인쇄, 스캔, 팩스.
환경과 물리적 이점: 용지 사용률을 줄여 여행의 발자국을 덜어줍니다. 또한 여행 라이터 - 벌크 폴더, 플라스틱 슬리브가 없습니다.

Pro Tip: 문서를 포함하는 암호화된 온라인 폴더에 링크되는 QR 코드로 작은 방수 물리적 카드를 유지. 이것은 디지털 편의성을 보존하면서 오프라인으로 내리는 것을 제공합니다.

디지털 관리에 필수적인 여행 문서

스캔을 시작하기 전에 마스터 체크리스트를 만듭니다. 다음 범주는 거의 모든 시나리오를 커버합니다. 집에 떠나기 전에 모든 항목을 디지털화하고 새 예약 또는 요구 사항으로 파일을 업데이트하십시오.

신분증 및 여권 문서

여권 (데이터 페이지 및 스탬프 또는 비자가있는 모든 페이지 당국은 확인 할 수 있음)
국가 ID 카드 (해당되는 경우)
드라이버의 라이센스 (양방)
출생 증명서 (단독자 모두없이 여행하는 미성년자)
부모의 동의서(이외)

여행 및 교통 문서

항공권 및 탑승권
기차, 버스, 또는 페리 티켓
렌터카 계약 및 예약
사전 예약 공항 교통편 또는 승차 확인
플라이어 또는 충성도 프로그램 카드

숙박 및 일정

호텔 및 휴가 임대 예약 확인
상세 일별 일정 (주소, 전화번호, 확인 코드 포함)
활동 표 (투어, 박물관 항목, 이벤트)
레스토랑 예약 (사전 지불 또는 여행 계획에 중요 한 경우)

건강 및 보험 문서

여행 보험 정책 (전체 조건 및 긴급 연락처 번호)
백신 인증서 (COVID-19, 노란색 열 등)
약물 및 의사의 통제 된 물질에 대한 처방
알레르기 및 혈액 유형 목록 (국어로)
긴급 연락처 ( embassy number, 보험 핫라인, 가족 회원 포함)

금융 및 법률 문서

신용 및 직불 카드 정보 (정면 및 뒷면? 전체 3-digit CVV를 저장하지 마십시오 - 카드 번호, 만료, 은행 연락처를 발급. 또는 그에 대한 보안 암호 관리자를 사용합니다.)
여행 돈 카드 세부 정보
국제 운전 허가 (필요한 경우)
업무 또는 의료상의 이유로 여행하는 경우 변호사 또는 기타 법률 문서의 힘

여행 서류를 디지털화하는 단계별 가이드

이 체계적인 프로세스를 따르고 어떤 상황에서든 작동하는 강력한 디지털 문서 시스템을 구축하십시오.

단계 1: 가터와 스캔 모두

최고의 품질을 위해 플랫베드 스캐너를 사용하거나 전용 스캔 앱 (Adobe Scan, CamScanner, 또는 iOS / Android의 내장 스캐너와 같은) 스마트 폰을 사용하여 개인용 스캔 응용 프로그램을 갖춘 스마트 폰. 각 문서의 경우 홀로그램과 워터 마크와 같은 미세한 세부 정보를 보장하기 위해 300 DPI에서 스캔합니다. PDF로 각 스캔을 저장하십시오. 이 범용 포맷은 레이아웃을 보존하고 모든 장치에 읽을 수 있습니다.

Advanced tip: 높은 해상도에서 여권의 기계 읽기 가능한 영역 (MRZ)을 스캔합니다. 일부 국가는 MRZ의 디지털 사본을 제시 할 때 전자 게이트 액세스를 허용.

2 단계 : Clear Folder 구조로 구성

장치 및 클라우드 드라이브에 부모 폴더를 작성 ]여행 문서. 내부, 여행에 의해 구성. 각 여행에 대 한, 하위 폴더를 사용:

01 Identity – 여권, ID, 드라이버의 라이센스
02 Transport – 티켓, 탑승권, 대여 계약
03 Accommodation – 호텔 예약 확인
04 Health Insurance – 정책, 백신, 처방
05 Itinerary – 매일 계획, 활동 예약
06 Finance – 카드 세부 사항(암호화), 환전 영수증
07 Emergency – 대사관 연락처, 보험 핫라인, 가족 번호

주문을 유지하기 위해 숫자 접두사를 사용합니다. 각 파일은 명확하게 표시됩니다. 또는 .

3 단계 : 스토리지 전략을 선택하십시오 – Cloud and Local

한 저장 방법에 단독으로 의존하는 것은 위험합니다. 계층 접근은 최고입니다 :

Primary Cloud Storage:] Google Drive, iCloud, Dropbox, 또는 OneDrive. 2단계 인증을 사용. 이 서비스는 휴대폰, 파일 공유 및 오프라인 액세스에서 자동 백업을 제공합니다.
세컨드 클라우드 백업:세컨드 공급자(예:, 프라이버시를 위한 ProtonDrive) 이차 사본으로.
Local Encryption: 는 기기에 zipped, password-protected 폴더를 다운로드합니다. 일반 시력에 민감한 파일을 저장하지 마십시오. 안전한 폴더 앱을 사용하거나 7-Zip 또는 VeraCrypt로 아카이브를 암호화하십시오.
Physical Backup: USB 드라이브 또는 SD 카드를 트럭에 별도로 저장하여 강력한 암호로 암호화됩니다.

4단계: Offline 액세스 활성화

출발 전, 장치에서 "Available 오프라인"으로 기본 여행 폴더를 표시하십시오. Google 드라이브에서 개별 파일 또는 전체 폴더에 "Make available 오프라인"을 사용할 수 있습니다. Dropbox에서 "Make 오프라인"는 비행기 모드 또는 휴대 전화 요금없이 지역 내에서 PDF를 볼 수 있습니다.

5 단계 : 긴급 공유 링크 만들기

긴급 서류 폴더의 읽기 전용 버전에 공유 가능한 링크를 생성 ( embassy contacts, Insurance, 의료 정보와 함께). 신뢰할 수있는 가족 구성원 또는 친구를 연결하는 것을 공유하십시오. 휴대 전화를 잃으면, 그들은 당신이 빌릴 수있는 모든 장치에 링크 또는 텍스트를 이메일로 보낼 수 있습니다.

여행 서류 관리를위한 추천 도구 및 앱

범용 클라우드 스토리지는 일반적으로 사용되는 애플리케이션을 간소화하고 워크플로우를 간소화하고 보안 레이어를 추가할 수 있습니다. 여기에는 최고 옵션이 더 가까이 있습니다.

문서 스캔 및 OCR

Adobe Scan (iOS/Android) - 무료, 고품질 스캔, PDF 검색 가능한 PDF, Adobe Acrobat 및 클라우드 스토리지 통합을위한 자동 OCR.
CamScanner – 일괄 스캔, 증강 필터 및 클라우드 백업을 제공합니다. 참고: 일부 보안 문제는 중국 부모 회사에 대해 제기되었습니다. 민감한 문서에 대한, Adobe Scan 또는 Notes 앱 스캐너를 사용하십시오.
Microsoft Lens – OneDrive 및 Office 앱과 통합된 whiteboard 및 문서 캡처를 위해 잘 작동.

파일 조직 및 오프라인 액세스

Google Drive – 15 GB 무료 스토리지, 우수한 오프라인 기능, 강력한 검색 ( 스캔된 PDF에 대한 OCR 포함).
Dropbox – 오프라인 폴더에 대한 뛰어난 파일 동기화 및 선택적 동기화. 민감한 항목에 대한 Vault (PIN-protected 폴더)를 지원합니다.
iCloud Drive – Apple 기기에 원활한, 오프라인 액세스에 대한 “Keep Downloaded” 옵션.

비밀번호 및 보안 저장

1Password – 스토어 여권 번호, 신용 카드 세부 사항, 그리고 암호화된 볼트에 있는 여행 계정 암호. 항공사 및 호텔 계정의 보안 암호 생성.
LastPass - 유사한 기능; 신뢰할 수 있는 접촉에 대한 긴급 액세스 옵션을 포함합니다.

IT 통합

TripIt – [email protected]에 예약 확인 이메일을 전달; 응용 프로그램은 자동으로 문서에 링크 마스터 여정을 만듭니다. 프로 버전에는 비행 경고 및 좌석 추적이 포함됩니다.
Google Trips(discontinued) – 더 이상 업데이트되지 않는 동안, 유사한 기능은 웹에서 Google Travel에 존재합니다. TripIt을 대안으로 사용하십시오.

암호화 및 보안

VeraCrypt - 컴퓨터 또는 USB 드라이브에 암호화된 파일 컨테이너를 만듭니다. 문서를 읽을 때만 마운트하십시오.
ProtonDrive – End-to-end 암호화 클라우드 스토리지, 여권 사본 및 건강 기록을 저장하는 데 이상적입니다.

외부 자원:] 클라우드 스토리지 보안 기능의 상세한 비교를 위해 ]Cloudwards의 리뷰을 읽으십시오.

Digital Travel Documents의 보안을 보장하기

클라우드의 민감한 문서는 보안 책임감을 제공합니다. 이러한 조치를 따르십시오. 무단 액세스 방지.

강력한, 2FA를 가진 유일한 암호를 사용하십시오

기본 이메일 및 클라우드 스토리지 계정은 기호와 숫자를 포함하여 적어도 12 문자가 암호를해야합니다. 인증기 앱 (MS가 아닌)을 사용하여 두 가지 요소 인증을 활성화하십시오. 추가 보안을 위해 YubiKey와 같은 하드웨어 키를 사용하여 해당 계정을 지원합니다.

Sensitive Files 암호화

여권 사본 또는 보험 양식을 클라우드에 업로드하기 전에 암호화하십시오. Windows에서 전체 폴더를 암호화하기 위해 BitLocker를 사용합니다. Mac에서 Disk Utility를 사용하여 암호화 된 디스크 이미지를 만듭니다. 개별 파일에 대해서는 AES-256 암호화 및 강력한 암호로 7-Zip을 사용하십시오.

OS 레벨에서 장치를 확보

휴대폰 및 노트북은 문서에 게이트웨이입니다. 생체 인식 (fingerprint 또는 얼굴 잠금 해제) 및 강력한 장치 암호를 설정할 수 있습니다. 운영 체제 및 앱이 취약점 패치로 업데이트 유지하십시오. Android에서 "Secure Folder"를 사용하십시오. iOS에서 "Hide My Email" 기능을 사용하여 파일 앱을 사용하십시오.

공중 Wi-Fi의 전쟁

VPN(Virtual Private Network)를 사용하여 트래픽을 암호화합니다. VPN(Virtual Private Network)를 사용하여 트래픽을 암호화합니다. 좋은 옵션은 ProtonVPN (무료 계층 없음) 또는 ExpressVPN] (유료하지만 빠른)을 포함합니다.

앱 권한 Judiciously 사용

앱이 클라우드 스토리지에 액세스 할 수있는 리뷰. 더 이상 필요로하지 않는 응용 프로그램에 대한 권한이 부과됩니다. 예를 들어, 사진 편집 앱은 여권 스캔을 포함하는 전체 드라이브 폴더에 액세스 할 필요가 없습니다.

백업 전략 : 복사없이 절대

최고의 보안으로, 여전히 암호 또는 계정 차단을 잊어 버린 때문에 장치 또는 클라우드 액세스를 잃을 수 있습니다. 강력한 백업 전략이 미묘하게됩니다.

3:] 귀하의 여행 서류의 최소 3부를 유지 - 클라우드 서비스에 하나, 그리고 다른 수하물에 저장된 별도의 물리적 장치(USB 드라이브 또는 태블릿)에 하나.
우리에게 알리는 누군가에게 복사를 보내십시오:가족 구성원 또는 가까운 친구에게 zipped, password-protected 폴더를 이메일을 보내십시오. 이메일을 통해 암호를 공유하지 마십시오. 전화 또는 메시지는 별도로. 긴급에 액세스하는 방법을 알고 있습니다.
] "디지털 윌"가이드를 인쇄: 물리적 지갑에서, 당신의 클라우드 계정 사용자 이름, 백업 이메일 및 디지털 문서를 액세스하기위한 지침을 가진 작은 카드를 수행. 신뢰할 수있는 사람과 공유 가정에서 밀봉 봉투에 암호를 저장.

여행 중에 문서에 액세스하는 경우 어떻게 해야 합니까?

모든 주의에도 불구하고 휴대 전화가 도난, 클라우드 액세스가 잠겨 있거나 손상된 파일이 필요합니다. 이 회복 계획을 진정시키고 실행하십시오.

첫 번째 단계

렌탈된 장치를 사용합니다: 친구의 전화 또는 공용 컴퓨터에서 클라우드 저장소에 로그인(인테인트모드와 VPN 사용). 2단계 인증이 있는 경우, 비밀번호 관리자에 저장된 백업 코드를 사용합니다.
당신의 백업 연락처:] 안전한 링크 또는 텍스트 메시지를 통해 파일을 보내려면 암호화 된 폴더가있는 가족 구성원 또는 친구에게 문의하십시오.
가장 가까운 대사관 또는 영사관: 그들은 분실 또는 도난당한 여권을 재발시키는 데 도움이 될 수 있습니다. 여권의 디지털 사본을 가지고 (그것을 열 수 없는 경우) 정확한 문서 번호와 발급 날짜를 제공 할 수 있기 때문에 과정을 가속화 할 수 있습니다.

특정 문서 복구

Lost boarding pass: Airlines는 체크인 카운터에서 또는 앱을 통해 재발행할 수 있습니다. 이 여정에서 확인 번호를 보여준다 (오프라인에 저장되어야 함).
호텔 예약: 이메일 확인 또는 예약 앱에 대한 후퇴. 호텔은 보통 이름과 여권 번호 아래 예약이 있습니다. - 디지털 복사는 세부 사항을 확인합니다.
Lost vaccination Certificate: 많은 국가들은 이제 디지털 QR 코드를 받아들입니다. 귀하의 접근을 할 수 없다면, 로컬 클리닉을 방문하여 재인쇄를 요청하거나, 홈 국가의 건강 권한을 접촉하십시오.

긴급 보안 단계

비밀번호 변경은 이메일, 클라우드 스토리지 및 비밀번호 관리자에 즉시 저장됩니다.
휴대 전화가 도난 당했을 경우, "Find My Device"(Apple/Google)를 사용하여 장치를 원격으로 닦거나 잠그십시오.
은행에 분실 또는 도난 카드. 당신은 당신의 비상 폴더에 저장된 카드 발급자의 국제 접촉 번호가 있어야 합니다.

디지털 여행 문서의 미래

여행 산업은 완전히 디지털 방식으로 ID 검증을 향해 급속하게 움직이고 있습니다. 몇몇 동향은 문서 관리를 더 간단하게 할 것입니다:

디지털 여행 Credentials (DTC): 국제 민간 항공기구 (ICAO)는 휴대 전화에 저장된 디지털 여권에 대한 표준을 개발하고 있습니다. 몇몇 국가 (호주, 뉴질랜드 및 독일 포함)는 이러한 시스템을 조종합니다. DTC는 물리적 여권을 통해 휴대 전화에서 QR 코드를 스캔하여 이민을 통과 할 수 있습니다.
Biometric Boarding and Smart Gate: Singapore, Dubai, London의 공항은 이제 티켓과 여권에 얼굴을 연결하기 위해 얼굴 인식을 사용합니다. 디지털 문서는 이 시스템에 직접 공급하고 대기 시간을 단축합니다.
Blockchain-Based Document Verification: 일부 시작은 중앙 데이터베이스를 상담하지 않고 당국에 의해 즉시 확인 할 수있는 비자 및 건강 인증서의 탬퍼 증거 디지털 사본을 만들 수있는 블록 체인의 사용을 탐구하고 있습니다.

외부 자원: ] ICAO 웹 사이트에서 디지털 여권 개발에 업데이트.