Digital Files를 관리하고 구성하는 방법 Constantly Moving

왜 디지털 Nomads는 Bulletproof 파일 조직 시스템을 필요로 합니다

디지털 노마드 라이프 스타일은 자유를 약속합니다 : 치앙마이의 카페에서 일하는 새로운 도시에서 하이킹, 주말에 국립 공원을 탐험. 그러나 그 자유는 당신의 디지털 라이프가 해적 인 경우에 비용에 온다. 일반적으로 위치, 전환 장치, 그리고 조깅 클라이언트 작업, 개인 프로젝트, 및 여행 물류는 파일 카오스에 대한 완벽한 폭풍을 만듭니다. 훈련 된 시스템없이, 당신은 계약에 사냥 시간을 낭비, 대체 가능한 사진 및 오류가없는 경우, 당신은 노트북에 문제가있는 경우 파일을 왼쪽으로 걸려 있기 때문에 위험이 없습니다.

이동에 사는 동안 파일 관리는 단지 좋은 의도보다 더 필요합니다. Mac, Windows, iOS 및 Android에서 작동하는 반복적이고 저렴한 작업 흐름을 요구합니다. 이 문서는 디지털 파일 정리, 액세스 및 보안을 유지하기위한 완벽한 프레임 워크를 놓고 한 달에 걸쳐 얼마나 많은 시간대를 확보 할 수 있습니다.

1. 당신을 가진 여행하는 폴더 구조를 디자인하십시오

일관되게 된 폴더 구조는 당신이 만들 수있는 단일 가장 충격적인 변화입니다. 당신의 두뇌는 살아있는 것을 배우고, 당신은 재구성을 위한 원치로 검색에 의존합니다. 목표는 당신이 당신의 직관적이고 깨지지 않고 모든 장치에서 작동한다는 계층입니다.

Broad를 시작, 다음 좁은

최고 수준의 폴더의 작은 숫자로 시작하십시오. 대부분의 디지털 노트의 경우,이 4 개의 범주는 필수품을 커버합니다.

Work – 클라이언트 프로젝트, 프리랜서, 계약, 제안.
Personal – 의료 기록, 세금 문서, 개인 금융, 가족 사진.
Travel – 예약, 여행, 여권 스캔, 여행 보험, 숙박 확인.
아카이브 – 완료된 프로젝트와 오래된 파일을 매일 필요하지만 멀리 던질 수 없습니다.

각 최상위 폴더에 있는 하위 폴더는 클라이언트, 프로젝트 또는 연간에 따라 구성해야 합니다. 예를 들어, ]. 4단계보다 더 깊은 것을 피하십시오. 그 이상, 파일이 중복되기 쉽고 쉽게 도달하기 어렵습니다.

일관된 사용, Descriptive Names

폴더 이름은 현재 6 개월에 즉시 이해할 수 있어야한다. 대신 ]를 사용하십시오. 가장 중요한 식별자를 먼저 넣어 정렬 및 스캔이 빠릅니다. 슬픔이나 식민지와 같은 특수 문자를 방지하여 운영 체제의 문제로 인한 문제. 밑줄과 하이픈은 안전합니다. 짧은 이름을 유지하지만 특정합니다.

당신의 구조에 의하여 어디에나

로컬 노트북, 클라우드 스토리지 및 외부 드라이브는 같은 폴더 계층 구조에 따라야 합니다. 이 일관성은 당신이 사용중인 장치와 상관없이 항상 알고 있습니다. 새로운 클라이언트를 추가하거나 새로운 프로젝트를 시작하면 한 번에 모든 위치에서 폴더를 만듭니다.

2. 당신의 1 차적인 파일 층으로 구름 저장

여행 중에 단일 하드 드라이브에 의존하는 것은 당신이 감당할 수 없는 위험입니다. 노트북은 도난, 떨어뜨리고, 또는 뒤에 남겨두는 것을 얻습니다. 클라우드 스토리지는 접근성, 백업 및 한 스트로크에서 협업을 해결합니다. 키는 올바른 공급자를 선택하고 워크플로우와 일치하도록 구성합니다.

클라우드 공급자 선택

주요 옵션에는 Google 드라이브, Dropbox, OneDrive 및 iCloud Drive가 포함됩니다. 각에는 강점이 있습니다.

Google Drive: 협업을 위해 우수한, Google Workspace와 깊이 통합하고 관대 한 스토리지 계층을 제공합니다.
Dropbox: 강력한 동기화 엔진, 선택적 동기화를 위한 스마트 동기화, 그리고 좋은 타사 앱 통합.
OneDrive: Microsoft 생태계에 있는 경우, 민감한 파일에 대한 버전의 역사와 개인 볼트를 포함합니다.
iCloud Drive: Apple 기기에 원활한, 하지만 Windows 및 Android에서 덜 유연한.

1개의 1개의 1개의 공급자를 선택하고 그것을 가진 지팡이를 붙입니다. 다수 구름의 맞은편에 파일이 혼란을 창조하고 조직적인 머리 위를 두배로 합니다.

선택적 동기화 및 오프라인 액세스

노트북에 제한된 디스크 공간이있을 때, 선택 동기화는 최고의 친구입니다. 로컬로 동기화 된 활성 프로젝트 파일 만 유지하십시오. 필요한 때까지 다른 모든 것은 클라우드에 머물 수 있습니다. ] 오프라인 액세스를위한 중요한 폴더 ] 비행 또는 비할 수없는 인터넷과 지역을 표시하기 전에. 이것은 여권 스캔, 클라이언트 계약 및 연결없이 참조 할 수있는 모든 파일을 포함합니다.

Chaos 없이 협력

클라우드 스토리지는 원격 팀이나 클라이언트와 함께 작업하는 것을 단순화합니다. 대신 첨부 파일 백업 및 이전, 폴더 링크를 공유합니다. 적절한 권한을 설정하십시오. 클라이언트를 위해 시청 전용, 콜러레이터에 대한 액세스를 편집합니다. 여러 사람들과 관련된 프로젝트 공유 드라이브 또는 팀 폴더를 사용하여 파일을 개인 계정에서 나올 수 없습니다.

3. 버전 통제와 백업: 비-Negotiable

Accidentally는 파일에 적어 있거나 노트북이 충돌했을 때 데이터를 잃어버린 것은 가정에서 멀리있을 때입니다. 적절한 백업 전략은 작업과 재생 시간의 시간을 절약합니다.

내장 버전 History

대부분의 클라우드 플랫폼은 문서에 대한 버전의 역사를 자동으로 유지. 이전 버전 귀하의 선택된 공급자에서 복원하는 방법을 알아. 이 기능은 단지 중요한 단락을 삭제하거나 실수로 파일을 저장 할 때 저장할 수 있습니다. 버전 기록은 백업에 대 한 대용이 아니지만 활성 파일에 대 한 강력한 안전 그물입니다.

3-2-1 백업 규칙

nomad의 경우, 3-2-1 규칙은 다음과 같이 번역합니다.

3 복사 귀하의 데이터의: 1개의 기본 작업 복사, 하나의 로컬 백업, 그리고 하나의 원격 백업.
2 다른 미디어 유형: 예를 들어, 클라우드 스토리지와 외부 SSD.
1 복사 offsite: 클라우드 스토리지는 이것을 통합하지만 신뢰할 수있는 연락처로 백업 드라이브를 메일 할 수 있습니다.

당신의 백업 를 자동화하고, 백레이즈, Arq, 또는 내장 OS 도구 (Mac, Windows의 파일 역사의 시간 기계). 그것을 설정하고 잊지. 데이터를 확인하기 위해 적어도 한 번에 백업에서 복원 테스트는 사실이다.

대를 백업하는 방법. 동기화하는 것

모든 버전 레벨 백업이 필요 없습니다. 동기화는 파일 전류를 유지하면서 백업은 삭제, 손상 및 하드웨어 실패에 대해 보호합니다. 활성 프로젝트 파일 및 일일 작업에 대한 클라우드 동기화를 사용하십시오. 응용 프로그램 설정, 브라우저 북마크 및 구성 파일을 포함한 전체 시스템에 대한 별도의 백업 솔루션을 사용하십시오.

4. 파일 Naming Conventions 그 규모

수백 개 이상의 파일이 있을 때, 일관된 naming 시스템은 검색 작업을 안정적으로 만드는 것입니다. 좋은 파일 이름은 한 눈에 필요한 모든 컨텍스트를 포함합니다.

좋은 파일 이름의 Anatomy

이러한 요소를 중요성의 순서에 포함:

Date (YYYYYYYYYY-MM-DD) – 연대측정을 보장한다
Project 또는 클라이언트 이름 – context를 식별
Document type – 제안, 송장, 계약, 초안, 최종
버전 번호 – v1, v2, 또는 초안/final

Never use space Mac과 Windows에서 작업하는 경우; 대신 하이픈 또는 하부 코어를 사용합니다. 가능한 경우 50자 미만의 전체 이름을 유지하지만 brevity에 대한 선명도를 우선 순위.

연습의 예

는 날짜, 클라이언트, 문서 유형 및 버전을 알려줍니다. 는 명확하고 정렬 할 수 있습니다. 미디어 파일에 대한 작업.

컨벤션을 채택하고 모든 새 파일에 적용하십시오. 상향 노력은 나중에 문서 달을 검색 할 때 많은 시간을 지불합니다.

5. Tame 이메일 첨부 파일 전에 그들은 Accumulate

이메일 inboxes는 사실 파일 저장이 될 것이고 의심합니다. 첨부 파일은 매장, 잊어 버린, 손실됩니다. 이메일 첨부 파일의 제어가 절개를 줄이고 이미 가지고있는 파일을 다시 다운로드하는 것을 방지합니다.

다운로드 및 파일이 즉시. 중요한 첨부 파일을 수신할 때, 바로 클라우드 저장소에 올바른 폴더에 저장합니다. 알림으로 inbox에서 그대로 남겨두지 마십시오. 프로젝트 또는 클라이언트가 자동으로 수신된 메시지를 처리하기 위해 이메일 필터와 라벨을 사용하여 배치에 첨부 파일을 처리할 수 있습니다.

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6. 당신을 Organized 지키는 생산력 공구

올바른 앱은 마찰을 줄이고 파일 시스템을 쉽게 유지하도록 합니다. 여기에 투자하는 범주입니다.

파일 관리 및 검색

운영 체제의 파일 관리자는 기본 인터페이스입니다. 고급 기능을 알아보기: Finder, Windows의 라이브러리, 저장 검색 태그. ]Documents by Readdle (iOS) 또는 Solid Explorer (Android)와 같은 타사 도구는 모바일 장치에서 파일 관리에 우수합니다.

Note-Taking 및 프로젝트 관리

Notion 와 ]Evernote] 를 사용하여 파일, 임의 문서, 그리고 당신의 파일 시스템에 따라 프로젝트 노트를 유지. 파일을 위한 프런트 엔드 인덱스로 사용. 예를 들어, 클라이언트 프로젝트의 Notion 데이터베이스는 더 빠른 탐색을 만드는 관련 클라우드 폴더에 대한 링크를 포함 할 수 있습니다.

Trello 또는 Asana]은 모든 컨텍스트를 유지하고 카드에 직접 작업 진행 상황을 추적 할 수 있습니다.

자동화된 파일 조직

하젤(Mac) 또는 ]DropIt(Windows) 폴더를 보고 자동으로 정렬, 이름, 또는 지정 규칙에 따라 아카이브 파일. 예를 들어, 다운로드 폴더에서 모든 PDF 송장을 로 이동할 수 있습니다. 이것은 수동 정렬을 제거하면 실수가 발생할 때 실수가 발생할 수 있습니다.

비밀번호 관리자

디지털 nomads juggle 수십 개의 계정. 1Password 또는 ]Bitwarden 같은 암호 관리자는 장치에서 자격 증명을 유지하고 암호를 기억하지 않고 액세스 할 수 있습니다. 이것은 보안 필수이며 생산성 향상자입니다.

7. 일정 일정 결정 세션

파일 시스템이 유지 보수없이 구성되지 않습니다. 매달 재발급 시간을 계획하고 파일을 정리하십시오. 직접 비 협상 가능한 약속으로 치료하십시오.

decluttering 세션 중:

Delete duplicates and 명백한 junk. 클라우드 및 로컬 폴더를 스캔하기 위해 중복 파일 찾기를 사용합니다.
기록 폴더에 프로젝트 완료. 활성 폴더를 유지.
를 통해 끄는 파일 이름.] ]라는 파일을 찾으면 지금 수정하십시오.
폴더 구조가 다시 표시됩니다. 여전히 작업 흐름에 일치합니까? 귀하의 필요가 변경된 경우 조정하십시오.

일관된 정비는 당신의 디지털 업무 공간 빠르고, 검색할 수 있고, 사용하게 유쾌합니다.

8. 보안: 공공 네트워크에 파일 보호

공동 작업 공간, 공항 및 카페에서 근무하는 것은 사무실 근로자가 거의 얼굴을 위험하게 노출합니다. 공공 Wi-Fi는 공격을위한 번식 접지입니다. 귀하의 데이터가 방해되거나 계정이 손상된 경우 파일 조직 시스템은 가치가 없습니다.

Sensitive Files 암호화

매우 민감한 문서에 대한 암호화를 사용하십시오 : 여권 스캔, 금융 기록, NDA와 클라이언트 계약. 클라우드 스토리지 서비스는 종종 내장 암호화를 제공합니다 (Google Drive의 Confidential 모드 또는 OneDrive의 개인 Vault와 같은). 추가 보안을 위해 로컬로 파일을 암호화 ]VeraCrypt 또는 Cryptomator].

VPN 사용

신뢰할 수있는 VPN은 디지털 nomad에 대해 비 협상 할 수 있습니다. 그것은 인터넷 트래픽을 암호화하고 공공 네트워크에 eavesdropping을 방지합니다. 당신이 여행하는 지역에있는 로그 정책 및 빠른 서버를 가진 평판이 좋은 공급자를 선택하십시오.

2단계 인증

클라우드 스토리지 계정과 파일 보유 서비스에서 두 가지 요인 인증을 활성화하십시오. 가능한 경우 SMS보다는 인증 응용 프로그램을 사용하십시오. 이 간단한 단계는 계정 사용 시도의 대다수를 차단합니다.

9. 처리 미디어 파일 : 사진, 비디오 및 대형 자산

디지털 nomads 종종 그들의 여행에서 대규모 사진 및 비디오 라이브러리를 축적. 이 파일은 크기와 볼륨 때문에 다른 접근 방식을 요구.

전용 사진 관리 도구 구글 사진과 같은 ( 무제한 압축 저장) 또는 Adobe Lightroom 전문 워크플로우. 날짜와 위치에 의해 앱 핸들 조직을하자. 태그 얼굴과 쉽게 검색 할 수있는 장소.

비디오 프로젝트에는 외부 드라이브에 원시 영상을 유지하고 클라우드 스토리지에 완성된 편집만 이동합니다. 라벨 외부 드라이브는 프로젝트 이름과 날짜에 명확하게 구동됩니다. NAS 또는 전용 백업 SSD를 사용하여 큰 미디어 아카이브를 고려하십시오.

한도 설정. 은 얼마나 많은 원시 사진을 유지하고 맑게 빛나는 샷을 정기적으로 촬영. 미디어 하딩은 저장을 먹고 백업을 느리게합니다.