چگونه برای هماهنگ کردن سفر برای گروه های بزرگ یا رویدادهای شرکتی

اگر سازمان شما به شدت در سفر هوایی هزینه می کند، شریک شدن با یک شرکت مدیریت سفر شرکت (TMC) را که دارای نرخ های پیش از مذاکره است و می تواند پشتیبانی 24/7 را ارائه دهد، این به ویژه در طول اختلالات آب و هوا و یا اعتصابات ارزشمند است.

حمل و نقل زمینی: اتوبوس، شاتل و Ride-Haching

وسایل نقلیه زمینی را انتخاب کنید که با اندازه، حجم چمدان و برنامه گروه مطابقت داشته باشند.برای انتقال فرودگاه، مربیان منشور با خلیج چمدان اختصاصی و سالن های استراحت در کنار گروه های بالای 30، برای تیم های کوچکتر، مینی بوس ها یا ون ها با ظرفیت چمدان های فراوان کافی کافی است:

• یادداشت و خرت: سلامگران حرفه ای با علامت های نام تجاری برای دیدار با ورود به چمدان و همراهی آنها به وسایل نقلیه کاهش اضطراب و تضمین هیچ کس از دست رفته است.
• به روز رسانی زمان واقعی: استفاده از یک واتساپ مشترک یا کانال Slack برای پخش مکان های وسیله نقلیه، تغییرات دروازه و تاخیر برخی از برنامه های رویداد (به عنوان مثال، Attendease، Bizzabo) ادغام ردیابی زنده.
• وسایل نقلیه پشتیبان: یک وسیله نقلیه آماده به کار کوچکتر برای ورود دیرین، اورژانس پزشکی یا تغییرات برنامه ریزی آخرین دقیقه ای در دسترس است.
• ثبت نام: هر شرکت کننده با لیست کارت چاپ شده، مکان ها و اطلاعات تماس راننده شامل نقشه با نقطه جلسه دقیق.

ورود و خروج از ویندوز

یکی از رایج ترین نقاط درد در سفر گروهی مدیریت زمان های مختلف ورود است، هر زمان که امکان دارد، برنامه ریزی اکثریت شرکت کنندگان برای ورود به داخل یک پنجره دو ساعته است، اگر این غیر ممکن است، دو پرواز به وضوح تعریف شده است: پرنده اولیه و اصلی ارائه یک برنامه روشن و دستورالعمل دیرهنگام ورود به یک مکان به اشتراک گذاری اختصاصی برای خروج، تنظیم یک شرکت و جمع آوری زمان برای تایید هماهنگ کننده هتل.

گزینه های اقامتی را انتخاب کنید که از گروه تجربه پشتیبانی می کند

این هتل به عنوان پایگاه خانه برای کل رویداد عمل می کند. فراتر از هزینه، طرح فضایی، نزدیکی به سالن ها، امکانات و تجربه هتل با تدارکات گروهی در نظر بگیرید.

ایستگاه های اتاق مذاکره و خروج

هتل ها معمولاً نرخ تخفیف برای یک بلوک از 10 یا بیشتر اتاق در شب را ارائه می دهند، زمانی که مذاکره در مورد قرارداد، این بند ها را امن می کنند:

• عدم تمایل به جابجایی: اتاق های غیر قدیمی را در مراحل (به عنوان مثال 60 روز، 30 روز، 14 روز خارج) برای جلوگیری از مجازات آزاد کنید.
• ] [کاربر ] : [ [ یک لایحه مرکزی برای اتاق و مالیات، با هر مهمان مسئول هزینه های حادثه.
• هزینه های اضافی: درخواست برای یک اتاق آزاد در هر 50 شب اتاق پرداخت، صبحانه یا Wi-Fi رایگان برای همه مهمانان.
• بررسی دقیق / دیرباز؛ بلوک ورود زود هنگام و خروج دیر بدون هزینه اضافی، به ویژه برای گروه هایی با برنامه های پرواز متنوع.

سیاست هتل را در مورد هزینه های تغییر و پنجره های لغو شده برای گروه های بزرگ بررسی کنید، یک سیاست لغو ۱۴ روزه استاندارد است، اما شما ممکن است بتوانید آن را تا ۳۰ روز تمدید کنید اگر با نرخ اتاق بالاتر موافقت می کنید.

اتاق های اعتباری و دسترسی

یک لیست اتاق سازی ایجاد کنید که متناسب با ترجیحات جمع آوری شده در نظرسنجی قبل از سفر است.استفاده از یک صفحه گسترده با ستون برای نام، نوع اتاق، درخواست های ویژه، و تاریخ ورود / کوتاه مدت، ارسال لیست نهایی به هماهنگ کننده گروه هتل حداقل دو هفته قبل از چک کردن، تایید کرد که تمام درخواست های ویژه (به عنوان مثال، اتاق های مجاور، اتاق های هیپوسرور، همه تخت خواب، ویژگی های تماس آماده در سیستم اطلاعات پزشکی قابل دسترس هستند.)

مکان و گرد

هتلی را انتخاب کنید که در فاصله راه رفتن یا یک شاتل کوتاه از محل رویداد اولیه است. نقشه رستوران های نزدیک ارائه ناهار خوری گروه، فروشگاه های راحتی، داروخانه ها و سالن های ورزشی است.اگر سفر طولانی تر از سه روز است، اطمینان حاصل کنید گزینه های تفریحی وجود دارد - پارک ها، پیاده روی، یا جاذبه های فرهنگی - بنابراین شرکت کنندگان می توانند در طول ساعت ها شارژ شوند.

یک برنامه جامع و انعطاف پذیر بسازید

این تک مهم ترین سند برای هماهنگی گروهی است، باید به اندازه کافی دقیق باشد تا عدم اطمینان را از بین ببرد، اما در هنگام برنامه ریزی برای به روز رسانی های سریع قالب بندی شده است.

اجزای ضروری

1. جزئیات سفر: شماره پرواز، دروازه های خروج، سیستم عامل های قطار، نام شرکت اتوبوس و تلفن، هتل چک در زمان، مختصات نقطه ملاقات.
2. برنامه ریزی: نام جلسات، زمان شروع / پایان، مکان های اتاق، زمان خدمات غذا، و اینکه آیا هر فعالیت اجباری یا اختیاری است.
3. تماس های اضطراری: خط گرم برای هماهنگ کننده گروه، میز جلو هتل، امکانات پزشکی محلی، ارائه دهنده بیمه سفر و شرکت HR (برای حوادث جدی) اختصاص داده شده است.
4. [FLT 1] یادآوری های عملی: [FLT 1] کد لباس، مناطق زمان، راهنمایی های تبادل ارز محلی، آداب فرهنگی (به عنوان مثال، هنجارهای نوکی)، و دستورالعمل های دسترسی Wi-Fi.

ابزارهای شرکت های محبوب شامل لولا.com، TripActions (در حال حاضر Navan) و Concur Travel برای گروه های کوچکتر، ابزارهای رایگان مانند Google Travel و TripIt کار می کنند خوب زمانی که همراه با یک فرآیند دستی قوی است.

وقتی به حرفه ای ها ملحق می شود

در نظر بگیرید که یک شرکت مدیریت سفر (TMC) یا شرکت مدیریت مقصد (DMC) را استخدام کنید زمانی که:

• این گروه بیش از 50 نفر را شامل می شود و شامل پروازهای چند شهری می شود.
• این رویداد شامل سفر بین المللی با الزامات ویزا، تفاوت های فرهنگی یا موانع زبان است.
• تیم داخلی شما فاقد ظرفیت برای رسیدگی به تدارکات زمان واقعی در طول رویداد است.
• شرکت کنندگان با ریسک بالا (اجرا، مشتریان، VIP ها) وجود دارند که در آن خطر شهرت قابل توجه است.

هنگام انتخاب یک شریک، از مطالعات موردی از رویدادهای مشابه بپرسید و پشته تکنولوژی خود را ارزیابی کنید.یک ساختار هزینه را که با بودجه شما هماهنگ می شود - هزینه های پر هزینه، هزینه بر شخص یا مدل مبتنی بر کمیسیون، شرکای حرفه ای نیز با انطباق، وظیفه مراقبت و حریم خصوصی داده ها، که به طور فزاینده ای در محیط تنظیم مقررات امروز حیاتی هستند.

توسعه و Inclusivity

برنامه های سفر گروهی مدرن باید تاثیر زیست محیطی و مشارکت در انحصار را برای پاسخگویی به انتظارات در حال تکامل در نظر بگیرند.

تمرینات سفر پایدار

کاهش ردپای کربن سفر گروهی شما:

• انتخاب پروازهای مستقیم در صورت امکان (تعاملات و فرودها بیشترین انتشار را ایجاد می کنند).
• انتخاب هتل با گواهینامه های سبز شناخته شده (به عنوان مثال، LEED، Green Key)
• استفاده از حمل و نقل زمینی گروهی به جای وسایل نقلیه سواری فردی
• پرورش غذای محلی و فصلی برای وعده های غذایی گروهی برای کاهش انتشار زنجیره تامین
• کاهش گازهای گلخانه ای اجتناب ناپذیر از طریق برنامه های تایید شده (به عنوان مثال، استاندارد طلا).

تلاش های پایداری خود را برای شرکت کنندگان در راستای اهداف مسئولیت اجتماعی شرکت ها در نظر بگیرید. منابع برنامه ریزی رویداد قابل توجه برای راهنمایی بیشتر.

برنامه ریزی بی پایان

اطمینان حاصل کنید که تجربه سفر برای همه شرکت کنندگان، از جمله افراد معلول، محدودیت های غذایی، رعایت مذهبی یا نیازهای زبان، استقبال می شود.

• ارائه گزینه های غذایی حلال، کوستال یا گیاه خوار در هر رویداد تهیه شده.
• زمان های دعا انعطاف پذیر را برای شرکت کنندگان با تعهدات مذهبی برنامه ریزی کنید.
• مواد را به زبان های مختلف ارائه دهید یا مترجمان در محل ارائه دهید.
• بررسی کنید که تمام سالن ها در دسترس هستند و دارای توالت های جنسیتی هستند.

یک رویکرد فراگیر استرس را برای شرکت کنندگان کاهش می دهد و یک گروه متعهد تر و مولد تر را پرورش می دهد.

بررسی پست-حتی

پس از سفر، بازخورد برای بهبود هماهنگی سفر گروهی آینده را جمع آوری کنید و طی 48 ساعت پس از بازگشت، یک نظرسنجی کوتاه ارسال کنید و از آنها بپرسید:

• رضایت کلی از تدارکات سفر (پرواز، حمل و نقل زمینی، هتل).
• وضوح و فرکانس ارتباطات
• هر گونه مشکلی که با آن مواجه شده و چگونه آنها را اداره می کردند.
• پیشنهادات برای سفرهای آینده

تجزیه و تحلیل داده ها برای شناسایی نقاط درد تکراری.به عنوان مثال، اگر شرکت کنندگان متعدد در مورد زمان صبحانه شکایت کردند، تنظیم برنامه برای رویداد بعدی همچنین بررسی تفاوت های بودجه: آیا شما بیش از حد یا کمتر هزینه در هر دسته؟ درس های مستند آموخته شده در یک گزارش مشترک قابل دسترس برای تیم برنامه ریزی و یا بهبود مستمر هر سفر را به یک عملیات تصفیه شده تر تبدیل می کند.

افکار نهایی

هماهنگ کردن سفر برای گروه های بزرگ یا رویدادهای شرکت یک عملیات چند منظوره است که نیاز به توجه به جزئیات، ارتباطات فعال و انعطاف پذیری استراتژیک دارد.با شروع درک عمیق از نیازهای گروه شما، برنامه ریزی حمل و نقل و مسکن با کاهش هزینه های سفر، طراحی یک آنی روشن و آماده سازی برای غیر منتظره، شما می توانید تجربه ای را ارائه دهید که به طور یکپارچه و شرکت کنندگان متمرکز بر هدف تدارکاتی است که به سرعت آن را انتخاب می کنند و یا به راحتی کار می کنند.